Biuro bez papieru

Systemy zarządzania przepływem informacji pozwoliły na natychmiastową dostępność dokumentów, wyszukiwanie przekrojowe oraz łatwość dzielenia się treścią. Zmiany te spowodowały przyspieszenie procesów decyzyjnych oraz podniosły efektywność pracy przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów

Tekst: Marcin Czeczot
marcin.c@offa.pl

„Biuro bez papieru” związane jest z ideą opierającą się na redukcji zużycia papieru w ramach działania organizacji oraz stworzeniu stanowisk pracy, które dzięki połączeniu drogą elektroniczną, pozwolą na tworzenie dokumentacji bez wykorzystania papieru. Co ciekawe, koncepcja ta sięga roku 1975, czyli początków ery komputeryzacji, kiedy to magazyn „Business Week” stworzył swój pierwszy „elektroniczny segregator”. Mimo upływu niemal 40 lat, kartki z zapiskami, wersje robocze tekstów, faktury, teczki odkładane do archiwum nadal są codziennością wielu polskich firm i instytucji. Co więc stoi na przeszkodzie, skoro możemy zyskać tak wiele?

Śledząc życie dokumentów papierowych, zauważamy, że każdy z nich przechodzi przez 3 fazy: kreacji, autoryzacji oraz archiwizacji – wszystkie te kroki w odniesieniu do tradycyjnej formy obiegu dokumentów generują wiele ograniczeń oraz kosztów. Najlepszym rozwiązaniem tych problemów jest implementacja firmowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów EOD (z angielskiego Document Management System, DMS).

Dzięki EOD i dostępowi do scentralizowanej bazy danych, kreacja dokumentów stała się szybsza i łatwiejsza, a dostępność szablonów i dokumentów sprawia, że pracownicy zaoszczędzą czas poświęcany zwykle na tworzenie dokumentu od podstaw. Ważnym elementem systemu jest również możliwość konwertowania treści papierowej do elektronicznej oraz zarządzanie plikami w różnych formatach. Nieodzowny staje się więc skaner, który pozwoli na szybką archiwizację treści – najlepiej z funkcją odczytu tekstu (OCR) do otwartych dokumentów tekstowych (np. MS Word).

Dokument jest zabezpieczany za pomocą e-podpisu oraz szyfrowania elektronicznego, co praktycznie uniemożliwia jego podrobienie. Te metody zastępują odręczny podpis oraz pieczątkę. Wystarczy do tego jedynie tablet wraz z oprogramowaniem. System pozwala też na dodawanie uprawnień dostępu do poszczególnych treści – możemy zatem zapomnieć o sejfach i szafach pancernych. Systemy EOD pozwalają również na tworzenie kopii lustrzanych naszych dokumentów lub nawet całych dysków. Dzięki temu w przypadku utraty medium (laptopa, tabletu, telefonu, dysku) możemy ustrzec najważniejsze dokumenty przed zniszczeniem. Istotną dla bezpieczeństwa danych kwestią jest również ich utylizacja – w przypadku treści elektronicznej jest szybsza, tańsza i efektywniejsza niż w przypadku dokumentów papierowych.

Rozwiązania zintegrowanego zarządzania obiegiem dokumentów wprowadziły nową jakość w dziedzinie wymiany informacji. Dzięki zastosowaniu EOD możemy tworzyć dowolne obiegi dokumentów w ramach poszczególnych grup roboczych – ta funkcja określana jest jako WorkFlow. Zyskujemy możliwość współpracy nad jednym dokumentem w ramach całej grupy roboczej oraz szybkiego dzielenia się informacją.
Elektroniczny obieg dokumentów jest również niezbędnym elementem Flexible Office. Dzięki niemu mamy dostęp do dokumentów firmowych niezależnie od miejsca, w którym jesteśmy. EOD pozwala nam pracować w domu, delegacji lub podczas spotkania – wystarczy jedynie podłączenie do sieciowych zasobów organizacji.

Kluczowym argumentem przemawiającym za wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów są generowane przezeń oszczędności. Pomimo skokowego postępu w dziedzinie informatyzacji, drastycznie wzrasta również ilość firmowych wydruków. Łatwość zakupu tanich drukarek oraz brak kontroli nad jednostkowymi koszami druku doprowadził do sytuacji, w której koszty te stanowią statystycznie 3% przychodów przedsiębiorstw, a jedynie 1 na 10 organizacji koszta te kontroluje. Biorąc pod uwagę także koszty archiwizacji dokumentów papierowych (porównywalne z kosztami wydruku), fakt że jedna na sześć kopii nigdy nie została użyta oraz koszt obsługi drukarek i archiwów przez pracowników, łatwo dojść do wniosku, że stajemy przed możliwością dużych oszczędności przy jednoczesnym wzroście wydajności.

Mariusz Wilarski, IT Manager Microsoft, w wywiadzie dla „Office&Facility” powiedział, że „największymi wrogami systemów zarządzania obiegiem dokumentów są kartka i długopis”. To właśnie łatwość i prostota rozwiązania są kluczowymi elementami decydującymi o tym, czy będziemy korzystać z EOD. Obecnie możemy obserwować przełom w dziedzinie rozwoju interfejsów mających na celu ułatwienie obsługi baz danych oraz sieci WorkFlow. Niedługo więc może się okazać, że naszą kartką na dobre stanie się tablet, a długopisem – palec.

Na rezygnację z papieru i przejście na elektroniczny system obiegu dokumentów zdecydowała się już większość organizacji zatrudniających więcej niż 25 osób. System ten jest implementowany również do urzędów i administracji publicznej, a idea cyfrowego urzędu jest nawet regulowana ustawą z 2001 roku. Koniec roku 2011 przyniósł nam również ciekawe informacje o wdrożeniu systemu EOD w polskim Sejmie oraz zakupie tabletów dla parlamentarzystów. Jeśli więc świetny pomysł nie zostanie zniweczony przez biurokrację, będziemy mogli liczyć na przyspieszenie procesów wewnątrz administracji państwowej, jak obserwujemy to w krajach zachodniej Europy.

Jeden na sześciu naszych czytelników czyta ten artykuł, mając właśnie w rękach papierowe wydanie „Office&Facility”. Reszta z nich o biurze bez papieru dowie się z naszego e-wydania – łatwiej będzie je przesłać, podzielić się nim, zarchiwizować lub zachować konkretny artykuł. Jest to dla nas powód do zadowolenia i daje nadzieję, że zużycie papieru w codziennym życiu będzie maleć.

•    W 2007 roku całkowita liczba wydrukowanych, skopiowanych lub przefaksowanych dokumentów firmowych tylko w Stanach Zjednoczonych sięgnęła 1,019 trylionów, co stanowi 300 milionów kilometrów, czyli dwukrotność odległości między Słońcem a Ziemią (149 mln km).
•    Biura mające do 11% dokumentacji papierowej spędzają na wyszukiwaniu treści mniej niż 10 minut dziennie, a mające do 52% dokumentacji papierowej – ponad 2 godziny dziennie.
•    1/6 wydrukowanych stron w typowym biurze nigdy nie została użyta.
•    Archiwizacja dokumentów elektronicznych jest 100 razy tańsza niż dokumentów papierowych.
•    Ponad 70% dokumentów papierowych posiada kopie w wersji elektronicznej.
•    Tekst na wydruku jest o 30% bardziej zrozumiały niż odczytywany z ekranu komputera.
•    Liczba drukowanych informacji w firmach podwaja się co 5 lat.
•    9 na 10 przedsiębiorstw nie śledzi kosztów druku.
•    20% zgłoszeń do działów IT w korporacjach dotyczy drukarek.