Tekst: Maciej Markowski

W większości firm poprawa wydajności systemu drukowania bądź też zmniejszenie jego kosztów znajduje się nisko na liście priorytetów. Dlaczego? Owszem, wydajemy sporo na tusz, tonery, papier i serwis drukarek, ale przecież są pilniejsze sprawy, a do tego te wydatki nie są duże w porównaniu z innymi. Z danych firmy Kyocera wynika, że 90% wszystkich przedsiębiorstw nie śledzi kosztów druku, choć wynoszą ok. 3% ich dochodów.

Cóż, drukowanie prawdopodobnie nigdy nie będzie największym wydatkiem, ale też z reguły mocno go niedoszacowujemy. Po pierwsze nie wliczamy spadku produktywności związanego ze słabą wydajnością drukarek. Po drugie nie doceniamy czasu, jaki serwisowanie naszych drukarek zabiera działowi IT, a przy okazji wynikających z niego dodatkowych kosztów. Według danych Hewlett Packard, widoczne koszty stanowią zaledwie 10% całkowitych kosztów produkcji dokumentów.


Gdzie znikają pieniądze?
W procesie tworzenia dokumentu pieniądze firmy marnotrawione są w różny sposób: niepotrzebne urządzenia, zaangażowanie własnych zasobów w obsługę lub niewydajne systemy druku. Statystyki są nieubłagane: 20% zgłoszeń do działów IT w korporacjach dotyczy drukarek. Wykwalifikowany i kosztowny personel zbyt wiele czasu poświęca na organizowanie serwisu lub zamawianie tonerów u różnych dostawców.

Rozwiązaniem może być zlecenie audytu. Wszyscy więksi producenci drukarek dostępnych na polskim rynku mają w swojej ofercie taką usługę. Z danych, jakie udało nam się uzyskać, wynika, że większość firm zyskuje w ten sposób oszczędności rzędu 20–30%, a niektóre są w stanie zmniejszyć koszty druku nawet o połowę. Dobrze przygotowana firma posługuje się zaawansowanym oprogramowaniem do zbierania danych w celu udokumentowania nawyków w środowisku druku i oszacowania kosztów. Kwestionariusze i wywiady przeprowadzane są w celu określenia przepływu dokumentów, nawyków użytkowników oraz potrzeb związanych z produkcją dokumentów. Dzięki temu można otrzymać niezależną rekomendację usprawnienia pracy.

Ważne jest też zapewnienie udziału wszystkich użytkowników końcowych: zarządu, menedżerów reprocentrum, pracowników, menedżerów IT i innych osób związanych z procesem oceny. Jak usłyszeliśmy w firmie Océ: „Analizujemy potrzeby, obawy i co najważniejsze, codzienne frustracje użytkowników, i przygotowujemy odpowiedzi w postaci rekomendowanych rozwiązań. Rezultaty? Solidne podstawy dla zatwierdzenia zakupu na każdym szczeblu organizacji.”

O korzyści płynące z systemu zarządzania drukiem zapytaliśmy osoby odpowiedzialne za jego wdrażenie w BRE Bank SA i LUX MED Sp. z oo.

Adam Domański, dyrektor biura administracji i zakupów BRE Banku SA
Dlaczego zdecydował się pan na wprowadzenie zintegrowanego systemu wydruku?
– Zintegrowana platforma wydruków jest odpowiedzią na potrzeby banku, na zmieniające się wymagania biznesowe. Została zaimplementowana również z uwagi na sytuację, w której bank posiadał różnorodne typy urządzeń, niski udział urządzeń typu MFD (multi-function devices) oraz ze względu na optymalizację kosztów druku. Wdrożenie zostało poprzedzone dogłębną analizą procesów druku. W konsekwencji zostały opracowane standardy dotyczące typu, ilości i funkcjonalności urządzeń. Dzięki wdrożeniu zredukowaliśmy liczbę urządzeń o ok. 35%, a wypracowany standard został wdrożony w pomieszczeniach biurowych centrali banku w Warszawie i Łodzi, oraz w placówkach detalicznych Multibanku. Obecnie kończy się druga faza projektu, tj. wdrożenie w 40 oddziałach i biurach korporacyjnych.


Dlaczego wybór padł na Arcusa?
– Wybór firmy Arcus był poprzedzony postępowaniem przetargowym. W jego wyniku dokonaliśmy wyboru tej właśnie firmy. Firma, oprócz najatrakcyjniejszych kosztów, dzięki oszczędnym rozwiązaniom KYOCERA, zapewnia bankowi wysoki poziom SLA na świadczone usługi dla banku, co w połączeniu zadecydowało o takim właśnie wyborze.


Jakie korzyści daje ten system?
– Wdrożone rozwiązanie zapewnia nam bieżący monitoring realizowanych wydruków. Rozwiązanie pozwala na ciągłą optymalizację kosztów oraz ich monitorowanie. Z drugiej strony, wprowadzenie wysokiego udziału urządzeń typu MFD pozwala nam realizować i wdrażać inne projekty, które bazują na tych urządzeniach, jak projekt archiwizacyjny BREdoc czy obecnie rozpoczęty projekt obiegu i archiwizacji dokumentów.

Inwestycja się zwróciła? Jak długo to trwało?
– Z uwagi na to, że projekt był przede wszystkim realizowany własnymi zasobami przy wsparciu zewnętrznym project menedżera, a także dzięki temu, że firma Arcus odkupiła od banku dotychczasowe urządzenia, koszty projektu już się zwróciły. Miałem do dyspozycji fantastyczny zespół projektowy, dzięki któremu udało się bez problemu wdrożyć ten projekt. Poza tym, oszczędności po pierwszym kwartale wdrożenia wyniosły ok. 25% dotychczas ponoszonych kosztów. W business case poprzedzającym start projektu zakładaliśmy oszczędności na przestrzeni 5 lat i obecnie jesteśmy pewni, że oszacowane przez nas oszczędności zostaną zrealizowane.


Czy poprawiły się także jakość i wydajność?
– Najbardziej poprawił się poziom obsługi i dostępności urządzeń, co jest wynikiem wynegocjowanych przez nas najwyższych poziomów SLA. Jednocześnie użytkownicy korzystają z w pełni funkcjonalnych, nowoczesnych urządzeń.


Czy poleciłby pan system Arcus Kyocera MDS innym firmom?
– Rozwiązanie poleciłbym wszystkim firmom, które chcą zoptymalizować proces druku i obniżyć koszty. Jednocześnie sam system powinien zostać wsparty analizą wewnętrzną oraz zmianą procesów i dotychczasowych przyzwyczajeń, co wymaga dużej determinacji i dobrego zarządzania zmianą.


Elżbieta Gozdecka, dyrektor administracyjny biura LUX MED Sp. z o.o.
Dlaczego zdecydowali się państwo na zintegrowany systemu wydruku?
– Zależało nam na oszacowaniu kosztów wydruku oraz ich monitorowaniu. Chcieliśmy zracjonalizować ilość urządzeń drukujących oraz powierzyć ich obsługę firmie zewnętrznej. Ważną rzeczą było również określenie charakterystyki oraz ilości wykonywanych wydruków i skanów, co umożliwiło nam oprogramowanie uniFLOW.


Dlaczego zdecydowali się państwo na wdrożenie zintegrowanego systemu wydruku?
– Zależało nam na oszacowaniu kosztów wydruku oraz ich monitorowaniu. Chcieliśmy zoptymalizować ilość urządzeń drukujących oraz powierzyć ich obsługę firmie zewnętrznej. Chcąc obniżyć koszty, musieliśmy przede wszystkim określić charakterystykę oraz ilość wykonywanych wydruków i skanów. W tym przypadku niezastąpione okazało się oprogramowanie uniFLOW.


Dlaczego wybraliście firmę Océ?
– Kopie dobrej jakości, bezpieczeństwo przetwarzanych dokumentów, urządzenia łatwe w obsłudze, przejrzysty system raportowania, jak również sprawnie działający serwis – to kluczowe punkty, na których realizacji nam najbardziej zależało. Rozwiązania zaproponowane przez Océ spełniały wszystkie te wymagania. Ponadto każdy z naszych pracowników miał możliwość odbycia indywidualnego szkolenia dotyczącego obsługi sprzętu. Ważnym elementem decydującym o wyborze była również elastyczność w dostosowaniu systemu do charakterystyki pracy naszej organizacji.

Jakie korzyści dla Lux Medu dostrzega pani po zaimplementowaniu zintegrowanego systemu wydruku?
– Największą zaletą wprowadzonej modernizacji jest możliwość dokładnego określenia kosztów wydruku, dzięki czemu jesteśmy w stanie kontrolować związane z nim wydatki. Wiele z dokumentów będących w obiegu firmy Lux Med, zawiera poufne dane, w tym dane medyczne naszych pacjentów. Z tego względu zależało nam na zagwarantowaniu poufności i bezpieczeństwa drukowanych dokumentów. To była kluczowa kwestia przy ostatecznym wyborze dostawcy usług.
 
Czy poprawiła się jakość drukowanych materiałów i wydajność druku?
– Największą zmianą, którą zaobserwowaliśmy po wprowadzeniu zintegrowanego systemu wydruku, była poprawa sprawności drukowania. Przejrzysty, intuicyjny interfejs w połączeniu z szybkim urządzeniem produkcyjnym, pozwala naszym pracownikom na wydruk dowolnego dokumentu od ręki, na urządzeniu najbardziej ekonomicznym dla danej pracy.

Poleciłaby pani systemy oferowane przez firmę Océ?
– Z doświadczenia wiem, że te systemy pozwalają zwiększać efektywność i produktywność przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów, dlatego poleciłabym je wszystkim firmom, dla których znaczenie ma racjonalizacja wydatków, bez konieczności rezygnacji z wysokiej jakości. Dzięki optymalizacji wydruków oszczędzamy nie tylko pieniądze, ale również dbamy o środowisko naturalne, które bezpośrednio wpływa na nasze zdrowie. A przecież na nim zależy nam najbardziej.