Tekst: Maciej Markowski


Jako redaktor magazynu „OFFICE” mam przywilej rozmawiania z office managerami i kierownictwem największych korporacji w Polsce. Siłą rzeczy temat rozmowy zawsze schodzi na podejmowane wyzwania i problemy, z którymi się zmagają. Nikogo nie zaskoczy fakt, że są one związane z kosztami, komunikacją i zmianami. Zarządzaniu zmianą poświęcimy artykuł w kolejnym numerze. W tym postaramy się wyjaśnić, w jaki sposób, przy użyciu nowoczesnych technologii, poprawić jakość komunikacji w firmie, jednocześnie obniżając koszty jej funkcjonowania.


Porządek w szkole

Wiele się mówi o korzyściach płynących ze stosowania zintegrowanych systemów zarządzania drukiem, nigdy jednak nie przedstawiliśmy konkretnych sposobów zastosowania tych rozwiązań w różnorodnych organizacjach. Chcieliśmy przedstawić tu przykład dwóch placówek edukacyjnych i dwóch firm, które wprowadziły tego typu rozwiązania.
W instytucji publicznej trudno uzasadnić wydatek na system zarządzania drukiem. Przykład brytyjskiego New College Durham pokazuje jednak, że warto się takimi możliwościami zainteresować. Uczelnia borykała się ze wszystkimi problemami związanymi z drukiem – koszty papieru i tonerów ciągle rosły, źle konserwowane drukarki regularnie trafiały do naprawy i nieustannie brakowało materiałów do druku. Słowem: drukowanie było drogie, skomplikowane i nieefektywne.

Rozwiązaniem okazało się zlecenie firmie zewnętrznej stworzenia systemu drukowania – przeprowadzony przez nią audyt umożliwił zmniejszenie liczby drukarek. Zainstalowano oprogramowanie automatycznie zapisujące dane dotyczące zużycia papieru oraz tonerów i przekazujące je do centrum, jednocześnie proponując uzupełnienie zapasów. To zakończyło problemy z niedoborem materiałów. Centralne zarządzanie pozwoliło kierownictwu w pełni kontrolować koszty druku, a umowa z firmą, obejmująca gwarancję i konserwację, znacznie obniżyła koszty utrzymania drukarek. Jak mówi Alan Race, menadżer ICT z New Durham College: „Jednym z głównych benefitów Usług Zarządzania Dokumentami Kyocery jest uzyskana przejrzystość kosztów drukowania. Wiemy dokładnie, ile wydajemy miesięcznie na druk, a ponadto nie musimy się martwić o koszty nieprzewidzianych napraw, gdyż są po prostu wliczone w umowę”.


Szkoła św. Marii w Heathfield zmagała się z trochę innymi problemami, także jej wymagania były wyższe. Ta elitarna placówka, w której na 225 uczniów przypada 110 pracowników, potrzebowała prostego w obsłudze systemu drukowania, który poradziłby sobie z dużym woluminem druku, gwarantując satysfakcjonującą jakość. Materiały edukacyjne trafiały w końcu też w ręce rodziców, a od jednej z najlepszych i najdroższych szkół w Wielkiej Brytanii mieli oni prawo wymagać jakości na każdym polu.
Rozwiązaniem okazało się zainstalowanie czterech potężnych wielofunkcyjnych maszyn drukujących i zastąpienie nimi rozrzuconych po całej szkole mniej wydajnych i gorszych drukarek. „Nowe urządzenia niezwykle podniosły wydajność i jakość wydruków. Możliwość drukowania i skanowania dokumentów z poziomu pulpitu komputera osobistego pozwala nauczycielom szybko reagować na potrzeby uczniów. Mogą drukować duże ilości materiałów bez opóźnień” – mówi jeden z pracowników szkoły. – „Regularnie analizujemy natężenie drukowania na poszczególnych drukarkach i łatwo usuwamy wszelkie zatory. System umożliwił nam pełną kontrolę nad kosztami”.

Ktoś mógłby powiedzieć, że drukowaniem w szkołach i na uczelniach można łatwiej zarządzać, choćby ze względu na możliwość przewidywania natężenia wydruków. Dlatego opiszemy przykład brytyjskiej firmy Talley Group, specjalizującej się w wytwarzaniu materacy, poduszek i produktów sanitarnych. Tom Howell, zajmujący się administracją systemów, opisał sytuację w firmie przed wprowadzeniem nowego systemu jako „straszną”: „Do niedawna w naszej siedzibie w Southampton używaliśmy 28 drukarek różnych firm i typów. Nasi informatycy spędzali nienormalną ilość czasu, rozwiązując problemy niekompatybilności, wymieniając kartridże, zamawiając nowe materiały. Nie mieliśmy kiedy wykonywać naszych głównych obowiązków! Nie mówiąc już o tym, że większość starych drukarek nie była podłączona do sieci, co utrudniało korzystanie z nich i praktycznie wykluczało wszelki monitoring stanu i użycia”.

Po zmianach Talley Group zamieniła swoje 28 drukarek na 16 drukarek Kyocery, które bez problemu radzą sobie z obłożeniem. Wszystkie podłączone są do sieci, a program KM Net-Viewer umożliwia pełny monitoring.
Tego typu rozwiązania nadają się do bardzo różnorodnych środowisk. Planując system zarządzania drukiem należy pamiętać, że drukowanie to nie tylko rozrzutne ale i nieekologiczne działanie. Setki – jednostronnie! – drukowanych dokumentów i tony opróżnionych kartridży stają się coraz większym wyzwaniem dla organizacji i społeczności. Jak powiedział nam jeden z menadżerów: „Wydawaliśmy takie kwoty na drukowanie, że sytuacja zaczynała się robić absurdalna. Za każdym razem jak widziałem pracowników uzupełniających papier w drukarce, czułem, jakby pakowali tam zwitki banknotów, a nie arkusze!”


Drugi obszar, którego reorganizacja może prowadzić do eksplozji produktywności i innowacyjności, to komunikacja. Składa się na nią wiele czynników: mądra organizacja biura, tworzenie otwartych przestrzeni, ograniczenie komunikacji mailowej… Co może dać w tym obszarze technologia? Analizując przypadki dwóch międzynarodowych firm, zobaczymy, co zyskały w dziedzinie komunikacji i… ograniczenia kosztów.


Częstsze spotkania, mniej podróży

MacRoberts LLP jest renomowaną międzynarodową firmą prawniczą ze Szkocji, świadczącą usługi firmom z całego świata. Firma ma liczne oddziały, główne w Edynburgu i Glasgow. Aby utrzymywać stały kontakt między filiami i swoimi klientami, Robert Crichton, dyrektor IT Services, przekonał kierownictwo do zainwestowania w sieć VoIP i systemy wideokonferencyjne. „Operowaliśmy tylko przy pomocy telefonów, jednak w miarę rozrastania się naszej firmy i rosnącej konieczności świadczenia szybkiej konsultacji, postanowiliśmy przerzucić się na komunikację VoIP-ową, na której oparlibyśmy zarówno sieć telefoniczną jak i wideokonferencje. Po długich debatach zdecydowaliśmy się na system Polycom, wsparty przez systemy Microsoftu – chcieliśmy interfejsu, który będzie znajomy” – mówi Crichton.


Szkolenia dla korporacji są istotnym elementem usług świadczonych przez MacRoberts LLP. Wcześniej odbywały się zawsze w siedzibie klienta. Rozwiązanie telekonferencyjne HDX firmy Polycom pozwoliło znacznie zredukować koszty podróży, utrzymując najwyższą jakość usług. Dodatkową korzyścią była możliwość organizacji krótszych i mniej wyczerpujących szkoleń, które klienci bardzo sobie cenią. Prawnicy mają natomiast możliwość przeprowadzenia szkolenia lub konsultacji, gdy u klienta pojawia się problem, a nie wtedy gdy wreszcie uda się zebrać wszystkich uczestników. Koniec ciągłych podróży służbowych znacznie podniósł także zadowolenie z pracy.

„Zwykłem latać do Londynu nawet dwa razy w tygodniu. Teraz nie byłem w Londynie od dwóch miesięcy” – mówi David Boys, menadżer ds. telekomunikacji niemieckiego Commerzbanku. Zamiast podróżować, korzysta z systemu wideokonferencji. Zamiast wydawać fortunę na samoloty, taksówki i hotele, uruchamia aplikację firmy Tandberg i spotyka się z klientami. „Zaangażowaliśmy się w projekt zmiany komunikacyjnej. Zaraz po wprowadzeniu nowego systemu nasz dyrektor zarządzający miał przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem z Dalekiego Wschodu. Zaoszczędził 10 tys. euro, nie tracąc możliwości rozmowy twarzą w twarz”.


Commerzbank ma biura w 43 krajach, a w samych Niemczech 800 placówek. Dzięki wyposażeniu ich w systemy wideokonferencyjne, ścisła współpraca najlepszych specjalistów z klientami nagle stała się możliwa. John Bromley, menadżer z londyńskiego biura, tłumaczy: „Jednostki są do dyspozycji dla każdego. Chodziło nam przede wszystkim o zredukowanie kosztów. Według naszych badań w każdym biurze, w jakim je wprowadziliśmy, zwróciły się w ciągu jednego–trzech miesięcy. Podniosły wydajność pracowników i poprawiły jakość obsługi klientów. Jeżeli istnieje konieczność przeprowadzenia zebrania, nie tracimy już na to całego dnia”. Koszty spadły o miliony euro, a nie wszystkie zyski da się przeliczyć na twardą walutę. „Wcześniej w moim dziale menadżerowie z Frankfurtu, Nowego Jorku, Londynu i Tokio widywali się sporadycznie. Teraz, kiedy widzimy się regularnie, chętnie zaangażowaliśmy się we wspólne projekty” – mówi David Boys.
„Dzięki wideokonferencji widzimy swoje emocje. Mogę więc zorientować się, jak decyzje które podejmujemy w Frankfurcie, zadziałają kulturowo w Tokio. Jeżeli mój rozmówca marszczy czoło albo zaczyna się nerwowo wiercić, mogę dopytać, w czym jest problem. Warto czasem widzieć swoich partnerów”.

Biorąc pod uwagę liczne korzyści związane z tymi rozwiązaniami, nie dziwi fakt, że możemy je odnaleźć w większości dużych korporacyjnych biur, międzynarodowych firm. Dlaczego jednak nasze organizacje unikają ich używania? Być może zrażają się kwotą inwestycji, jednak biorąc pod uwagę płynące z niej korzyści i szybki zwrot kosztów, warto zainteresować się tym rozwiązaniem. Zwłaszcza kiedy widmo kryzysu powoli zaczyna nas opuszczać.