Tekst: Joanna Nikodemska, "Focus"

Tempo, w jakim technologie wideokonferencyjne rozwijają się w ciągu ostatniej dekady, zaskoczyło nawet informatyków, nie mówiąc już o biznesmenach. Być może dlatego tak trudno w pełni zrozumieć ogromny potencjał, jaki mają te technologie.  Dotyczy to zarówno konferencji audio jak i wideo, udostępniania treści i rozwiązań telepresence.

Potężne oszczędności

„Wideoklipy zrewolucjonizowały przemysł muzyczny, wideo przekształciło internet, a teraz zmienia sposób, w jaki firmy pracują na co dzień” – mówi Olgierd Madej, dyrektor sprzedaży firmy Polycom.
W tej firmie codziennie z tego systemu komunikacji korzysta 2800 osób (pracownicy, partnerzy, dostawcy i klienci). Dzięki temu firma obniżyła o 30% wydatki na bilety lotnicze. W pierwszym kwartale 2009 roku Polycom zaoszczędził ponad 35 tys. dolarów na przelotach, 16 tys. dol. na kosztach hoteli, 11 tys. na dietach pracowniczych i prawie 2 tys. dol. na innych środkach transportu - w sumie 64.556 dol. Ponadto pośrednio firma zaoszczędziła 151 tys. dol. na kosztach wynagrodzeń dzięki temu, że lepiej zagospodarowała 1510 godz. pracy swoich pracowników, traconych wcześniej na podróże służbowe. Daje to ponad 800 tys. dol. oszczędności rocznie.


Wdrażając program mieszanych szkoleń (w formie wideokonferencji oraz tradycyjnych) Polycom zaoszczędził 4788 godzin pracy swoich pracowników. Zakładając, że w tygodniu pracujemy 40 godz., daje to cztery lata pracy wykorzystane w bardziej efektywny sposób, co oznacza kolejne oszczędności na poziomie ok. 600 tys. dol. Jeśli dodamy do tego obniżenie kosztów podróży i hoteli rzędu 626 tys. dol. to łączne korzyści urosną do sumy 1,2 mln dol.!

Korzyści dla środowiska

Mniej podróży oznacza też mniejszą emisję dwutlenku węgla. Wirtualne szkolenia działu sprzedaży i marketingu pozwoliły firmie Polycom obniżyć emisję CO2 o 486 ton.
Odpowiada tu usunięciu 171 samochodów z  naszych dróg rocznie!
Duże korzyści z komunikacji wizualnej czerpie także firma Tandberg. W ubiegłym roku jej pracownicy przeprowadzali średnio 75 tys. połączeń wideo miesięcznie. „Dzięki zastąpieniu zbędnych podróży osobistymi połączeniami wideo ograniczyliśmy emisję CO2 o 21 tys. t w zaledwie rok, a jednocześnie oszczędziliśmy około 38 tys. roboczogodzin i obniżyliśmy koszty o ok. 30 mln euro” - mówi Fredrik Halvorsen, dyrektor generalny Tandberga. I podaje przykład firmy Volkswagen, która wykorzystała technologię wideo do przeszkolenia 200 przedstawicielstw handlowych w zakresie najnowszych technik naprawy, ograniczając koszt wysłania na szkolenia techników. W rezultacie skrócono czas napraw o 50%, a wydatki na podróże i komunikację obniżono o 30%.


Olgierd Madej z Polycom zwraca uwagę na jeszcze jedną zaletę wideokonferencji: „Warto zmienić  sposób pracy. Jeśli ciągle robisz to samo, będziesz stać w miejscu. Nowe podejście do sposobu działania organizacji wyzwala inicjatywę pracowników i pomaga lepiej stawić czoła konkurencji”.     o

Nowe zastosowania wideokonferencji

1. Rekrutacja i ocena pracowników
Długi i żmudny proces rekrutacji może zostać zredukowany do kilku prostych kroków. Dzięki wideokonferencjom można ograniczyć koszty podróży i zakwaterowania kandydatów na rozmowy, bez konieczności rezygancji ze spot-kań twarzą w twarz i obserwacji zachowania. Ta metoda ma dalsze zastosowania - specjaliści z działu kadr mogą w ten sposób prowadzić badanie kompetencji i umiejętności pracownika w praktycznych systuacjach. Wszystko będzie widoczne i oceniane na ekranie.

2. Zarządzanie projektami
Specjaliści z całego świata mogą współpracować ze sobą, aby efektywniej zarządzać projektem bez konieczności przemieszczania się z miejsca na miejsce. Wideokonferencje i telepresence ułatwiają i stymulują kreatywne myślenie. Na każdym etapie usprawniają proces zarządzania projektem. Cała komunikacja może odbywać się jako wirtualne spotkania  wsparte odpowiednimi raportami po zakończeniu każdej sesji.

3. Komunikacja korporacyjna
Znaczenie tej formy komunikacji korporacyjnej będzie rosło, bo spotkanie twarzą w twarz upraszcza komunikację, przekaz czyni zrozumiałym, daje możliwość feed-backu. Zaletą są niskie koszty wdrożenia i utrzymania, interaktywne funkcje i kompatybilność z innymi urządzeniami.

4. Kształcenie na odległość
Wirtualne sale szkoleniowe pozwalają na udział w czasie rzeczywistym dowolnej liczby uczestników z całego świata. Uczestnictwo nie ogranicza się do fizycznej liczby miejsc na sali wykładowej. Szkolenia mogą być łatwo zapisywane i udostępniane uczestnikom w dowolnym momencie w przyszłości. Te same środki współpracy można wykorzystać np. do prowadzenia dużej kampanii na rzecz bezpieczeństwa pracy w różnych jednostkach biznesowych jednocześnie. Oszczędności z tego tytułu mogą być astronomiczne w przypadku dużych, międzynarodowych organizacji.