Próbujemy odpowiedzieć na pytanie: czy można pozbyć się papieru z biura, i co ważniejsze – czy warto?

Frazę „biuro bez papieru” stworzył Xerox PARC, jednak ślady tej idei znaleźć można już w XIX stuleciu w pomyśle Samuela Morse'a na pocztę elektroniczną. W ciągu ostatnich 30 lat wielu wieściło nadejście ery, w której papier stanie się zbędny. Pierwszą dokładną przepowiednię wygłoszono w 1975 roku na łamach „Business Week” w artykule Biuro przyszłości. Stało się to pewnego rodzaju sloganem lat 80., wraz z rosnącą nadzieją nieograniczonego rozwoju komputerów osobistych i przeniesienia wszelkich dokumentów w przestrzeń cyfrową. Od tamtej pory rozwój technologii (internet, e-mail, XML, programy zarządzania danymi, e-booki i inne) zapowiadał nadejście tego momentu. Jednak do dziś papier nie zniknął z biur. Zamiast tego ilość drukowanych stron od lat rośnie w ogromnym tempie. Według amerykańskich badań, wprowadzenie poczty elektronicznej w firmie natychmiast podnosi zużycie papieru średnio o 40%.

Liczby i koszty

Używamy techniki skanowania i wydruków „do pliku .pdf”, tworzymy miliardy cyfrowych dokumentów każdego roku, ale nie powoduje to spadku zużycia papieru. Według obliczeń Lyra Research w 2006 roku wydrukowano na całym świecie 15,2 trylionów stron. Od tamtej pory, według wyliczeń HP, ilość drukowanych stron podwoiła się (według innych ekspertów podnosi się co roku o 3%, co i tak jest zaskakujące). Koszty ekonomiczne i ekologiczne są trudne do oszacowania: miliony ściętych drzew, setki tysięcy zużytych tonerów… i miliardy wydane na papier, zakup i obsługę sprzętu drukującego. Sam papier stanowi około 20% kosztów drukowania, a cały proces drukowania w przeciętnej firmie przekłada się na 10–15% kosztów rocznych.

Jak mówi Francois Ragnet z firmy Xerox: Papier jest ograniczonym surowcem. Trzeba pamiętać o drzewach – nie tylko o ich pięknie, lecz także o tym, jak istotną są częścią naszego ekosystemu. Musimy nauczyć się produkować papier w sposób odnawialny.


Dodajmy do tego ogrom informacji narażonej na łatwe zniszczenie lub – co gorsza – kradzież, a także koszty pośrednie związane z transportem i przechowywaniem danych w ten „nienowoczesny” sposób. Gdy informacja istnieje tylko na papierze, niezwykle trudno ją przekazywać, zarządzać nią czy przechowywać. Papier nie pozwala na wirtualny dostęp do informacji, zajmuje fizyczną przestrzeń i musi być przechowywany lokalnie. Edycja papierowych dokumentów jest niezwykle czasochłonna, trudno je zintegrować z innymi. Każda informacja, która została stworzona na papierze, nie dotrze do wszystkich właściwych osób, stanowiąc każdorazowo krok w stronę dezintegracji firmy. Magazyny z rzędami półek wypełnionych segregatorami to recepta na obniżenie produktywności i stratę czasu. Dzisiejszy biznes pracuje na wyższych obrotach – wszyscy znamy frustracje związane z oczekiwaniem na ważny list czy fakturę. Papier spowalnia też pracę, gdy trafi w niewłaściwe miejsce i w niepowołane ręce, narażając firmę na kłopoty.

Okiem antropologa

Papier w dalszym ciągu dominuje w zadaniach dotyczących zarządzania wiedzą, czytania i współpracy, ale staje się medium bardziej tymczasowym, w miarę jak drukowane strony coraz szybciej kończą żywot w koszach i niszczarkach. Papier stał się narzędziem współpracy i, jak słusznie zauważają Abigail Sellen i Richard Harper w książce Mit biura bez papieru (The Myth of the Paperless Office): Nie zmierzamy w kierunku świata biur używających mniej papieru, ale raczej w kierunku biur przechowujących go mniej.
Tak więc mimo licznych usprawnień technologicznych i medialnych proroctw, nadal używamy mnóstwo papieru. W tej samej książce możemy przeczytać opis badania, zgłębiającego kwestię, jak ludzie używają papieru w biurze i co wpływa na zużycie papieru w organizacji. Wnioski były dość zaskakujące. Decydująca okazywała się kultura firmy. Podstawowym odkryciem amerykańskich badaczy był koncept możliwości (lekkość, jasność, giętkość, możliwość pisania). Zestawili oni zalety papieru i urządzeń cyfrowych. Jak długo te drugie nie spełnią potrzeb pracowników równie dobrze jak papier, nie zniknie on z biur. Lepiej zastanowić się nad tym, jak go najlepiej wykorzystać.

Jak go używamy?

Sellen i Harper przeprowadzili w Międzynarodowym Funduszu Walutowym szeroko zakrojone badania, mające ustalić, do jakich celów pracownicy MFW używają papieru. Okazało się, że zużycie papieru przez ekspertów funduszu nie różniło się znacząco od zużycia go przez administrację. Różnica pojawiała się natomiast w podejmowanych zadaniach. Badacze odkryli pięć generalnych kategorii pracy z dokumentami, gdzie papier był kluczowy:

1. Pomagał tworzyć opracowania – mimo że pracownicy umysłowi używali technologii elektronicznych przy tworzeniu dokumentów, papier okazywał się ważnym elementem procesu. Większość z nich tworzyła dokument tekstowy na komputerze, ale poprawiała go już na wydruku.
2. Pracownicy umysłowi czytali dokumenty wydrukowane na papierze – zwłaszcza jeżeli ich autorem był ktoś inny. To umożliwiało im umieszczanie adnotacji, poprawek i komentarzy na marginesach (pomimo tego, że wszystkie niezbędne funkcje dostępne były na ich komputerach).
3. Planowanie i rozważanie projektów i zadań – wszystko to odbywa się zazwyczaj za pomocą długopisu i papieru.
4. Praca zespołowa – papier wspomaga współpracę. Pracownicy na spotkaniach razem przeglądają raporty, nad którymi pracują. Każdy trzyma w ręce taki sam wydruk, każdy wprowadza poprawki na swojej kopii. Papier umożliwia formę komunikacji, która stała się istotną częścią organizacyjnej kultury – osobiste dostarczenie dokumentu.
Podsumowując: gdyby technologia cyfrowa miała zastąpić papier, musiałaby dorównać jego możliwości wypełniania tych funkcji.


Autorzy wspomnianych badań wykryli też istotne różnice pomiędzy czytaniem on-line i z papieru. Drugie medium okazało się lepsze w zaspokajaniu trzech potrzeb użytkowników:

1. Potrzeba elastycznego przemieszczania się po tekście – możliwość przeskakiwania z części dokumentu na inną okazała się istotną częścią czytania i pisania podsumowań. Pozwalało to czytelnikowi planować, sprawdzać fakty i upewniać się w zrozumieniu tekstu. Przemieszczanie się po tekście on-line często rozpraszało i irytowało czytelników, podczas gdy wykonywanie tej samej czynności z fizycznie istniejącym tekstem nie wymagało wysiłku.
2. Potrzeba umieszczenia informacji w przestrzeni – papier zapewniał możliwość rozłożenia kartek wokół i porównania najodleglejszych fragmentów tekstu, a także zmieniania kolejności. Ta sama czynność na komputerze okazywała się wyjątkowo frustrująca.
3. Potrzeba nanoszenia adnotacji w czasie czytania – tu również papier wydawał się spełniać tę potrzebę lepiej.
Czytanie z komputera zostało zaprojektowane w oparciu o założenie, że z reguły czytamy dokumenty od początku do końca. Tymczasem badanie Sellen i Harpera podważyło konwencjonalne założeni, głoszące, że ludzie czytają jeden dokument naraz, od początku do końca i samotnie, nie wykonując w tym samym czasie żadnych innych czynności. Wszystkie te potrzeby i funkcje stanowią duże wyzwanie dla komputerów. Nie oznacza to jednak, że należy zrezygnować z poszukiwania rozwiązań. Czy znaczy to, że komputer ma naśladować papier, że należy przyjrzeć się funkcjom papieru i w oparciu o tę analizę tworzyć technologie spełniające te funkcje? Raczej należy zastanowić się, jakie zadania pozwala realizować papier i znaleźć pomysł, by wykonywać je przy użyciu komputerów, ale w zupełnie nowy sposób.

Bez papieru, bo tak trzeba

Warto pamiętać, że o ile papier spełnia wiele czynności lepiej, nie znaczy to, że komputery nie mają swoich funkcji. W zdecydowanej większości przypadków pracownicy używali obu tych narzędzi jednocześnie. O ile istnieją dobre powody, żeby pozbyć się papieru z biura, o tyle odejście od niego musi być przemyślane i celowe. Nie wystarczy sama chęć stania się „nowoczesną firmą”. Sellen i Harper przedstawili przykład klęski dwóch firm, które sztucznie próbowały pozbyć się tego medium. Wniosek był prosty: odejście od papieru wymaga olbrzymich zmian organizacyjnych – czynności, w których papier się sprawdza, muszą być zmienione lub usunięte, trzeba osiągać te same cele za pomocą kosztownej technologii. Wydaje się, że celem firm funkcjonujących w dzisiejszej rzeczywistości powinno być znaczne ograniczenie zużycia, ale nie pozbycie się papieru. Nawet gdy technologia dorówna w użyteczności papierowi, prawdopodobnie zostanie on w biurach i nigdy w pełni ich nie opuści. Dlatego zastanówmy się teraz, jak używać papieru w sposób bardziej odpowiedzialny, redukować ilość marnowanego materiału w organizacji, a także używać go w sposób najbardziej efektywny pod kątem kosztu, skuteczności komunikacji i ekologii.


Według Francois Ragnet’a, wystarczy przyjąć parę prostych strategii i kierować się zdrowym rozsądkiem: Po pierwsze: drukuj, kiedy naprawdę musisz. Po drugie: używaj obu stron papieru, kiedy to tylko możliwe. Możesz ustawić dwustronne drukowanie jako standard na wszystkich drukarkach w firmie. Używaj oszczędnego drukowania, jeżeli nie potrzebujesz wysokiej jakości. Po trzecie: używaj kolorowego druku, gdy naprawdę pomoże on w komunikacji. I skanuj. Opcję skanowania posiada dziś prawie każde urządzenie wielofunkcyjne. To najszybsza metoda dostarczenia potrzebnych informacji, unikając opóźnień i kosztu faksu czy poczty. Trudno się nie zgodzić z tymi prostymi radami, jednak chodzi o to, by je zastosować. Firmy potrafią wydać dziesiątki tysięcy złotych na konsultantów, w nadziei obcięcia kosztów firmy o 5%. Obcięcie kosztów druku jest najprostszą metodą, pozwalającą na osiągnięcie takich wyników.

Co jeszcze można zrobić?

Wróćmy na moment do skanowania. Naprawdę kluczowe jest, aby uczynić z niego odruchową czynność. To niezwykle ważne, żeby wszelkie dokumenty jak najszybciej zmieniać w cyfrowe. Ten sam dokument, który w formie papierowej musiałby być wielokrotnie kopiowany i z uwagą rozsyłany, w formie cyfrowej może być błyskawicznie rozprowadzony po całej organizacji. Używanie formatów w rodzaju .pdf umożliwia łatwe przeszukiwanie dokumentów, nie mówiąc już o korzyści dla ochrony informacji, gdyż takie pliki mogą być chronione hasłem.

Kolejnym elementem jest optymizacja infrastruktury. Zunifikowane drukowanie oferowane przez największych producentów drukarek, takich jak OKI czy Konica Minolta, może w niezwykły sposób poprawić kontrolę nad ilością wydruków i zmniejszyć koszt użytkowania. Pracownicy tych firm z rozbawieniem opowiadali nam anegdoty o firmach, w których okazywało się, że istnieje więcej drukarek niż pracowników. A czy ty wiesz, ile masz drukarek w firmie? Oprogramowanie dostępne w ofercie większości tych firm pozwala na racjonalizację druku (np. rozpoznanie drukowanego dokumentu i wydruk na najtańszej możliwej drukarce). Ekspert firmy OKI powiedział nam, że po wprowadzeniu tego systemu wydatki na druk w firmie spadają średnio o 30%. Warto też zastanowić się, jakich urządzeń tak naprawdę potrzebujemy. Specjaliści firmy Kyocera radzą, by decydować się na urządzenia wielofunkcyjne, gdyż łączą funkcjonalność drukarki, skanera, kopiarki i coraz częściej również faksu. Jeśli oprócz typowej laserówki planujemy też zakup wymienionego powyżej sprzętu biurowego, lepiej zdecydować się na model wielofunkcyjny. Produkt taki będzie nie tylko znacznie tańszy niż wszystkie urządzenia kupione osobno, ale przy okazji pozwoli zaoszczędzić nieco biurowej przestrzeni i będzie posiadał funkcję kopiowania, drukowania i skanowania, a także archiwizacji i transferu dokumentów.

40% wszystkich drukowanych materiałów jest tylko na użytek bieżący: e-maile, strony internetowe, materiał do sprawdzenia, który czyta się tylko raz przed wyrzuceniem do kosza… Z punktu widzenia kosztów nie ma znaczenia czy dokument wyląduje w koszu po pięciu minutach, czy będzie tkwił w archiwum przez 20 lat. Cudownym rozwiązaniem byłaby „zmazywalna” kartka, zupełnie jak szkolna tablica. Do niedawna wydawało się to mrzonką, jednak niedawno dział badawczy kanadyjskiego Xeroxa opracował druk zmieniający kolor pod wpływem światła i powoli, w przeciągu 16–24 godzin znikający ze strony. Można to uznać za puentę tej historii – największe firmy przestają walczyć o usunięcie papieru z pracowniczej rzeczywistości, a skupiają się na jego maksymalnej oszczędności.

Tekst: Maciej Markowski