Przyszłość obrotu dokumentów, przechowywania danych i drukowania

Duże korporacje, bez względu na specyfikę swojej działalności, generują tysiące dokumentów miesięcznie. Umowy z klientami, dostawcami, podwykonawcami, faktury, oferty, analizy, raporty, kalkulacje, maile i szereg innych codziennych pism, które tworzą tzw. obieg dokumentów w firmie, wyznacza rytm życia wielkich organizacji. Wiele z tych dokumentów ma poufny charakter, ale przez zwykły przypadek mogą trafić w niepowołane ręce. Menadżerowie odpowiedzialni za te procesy nie są w stanie powstrzymać lawiny dokumentów, ale mogą obniżyć koszty ich wytwarzania oraz zapewnić bezpieczeństwo i poufność.

Kluczowe elementy
Większość firm i organizacji publicznych w dalszym ciągu przechowuje dane w postaci papierowej, w łatwo dostępnych szafach i kontenerach. Jak już wspomnieliśmy, największe korporacje corocznie tworzą miliony dokumentów. Dane powinny być zbierane, indeksowane i przechowywane w sposób umożliwiający łatwy dostęp do nich, a jednocześnie zabezpieczone przed wglądem osób niepowołanych. Firma chcąca wprowadzić skuteczny system zarządzania dokumentami, powinna skupić się na jego kluczowych aspektach: przechowywaniu, dostępności, segregacji, archiwizacji, dystrybucji, systemie obiegu i skutecznym systemie usuwania zbędnych dokumentów.

Pisma te są nie tylko rozsiane po krajowych biurach, ale nieraz mogą wręcz być rozrzucone po całym świecie. To może stanowić poważny problem, gdy okazuje się, że niektóre dokumenty są pilnie potrzebne – z powodów prawnych czy biznesowych. Dlatego większość firm przechowuje wszystkie dokumenty w formie papierowej i cyfrowej. To drugie znacznie ułatwia późniejsze dotarcie do danych – konieczny jest dobry system komputerowy, odporny na ludzkie błędy, tj. będący w stanie łatwo znaleźć dokument umieszczony przez przypadek w niewłaściwym dziale. Porządek zaprowadza też inny, wbrew pozorom kluczowy element dobrego systemu zarządzania danymi, czyli usuwanie zbędnych już dokumentów – uwalnia to nieraz olbrzymie przestrzenie fizyczne.
Warto też pamiętać o bezpieczeństwie przechowywanych danych. Zapoznanie się z poufnymi informacjami przez niepowołane osoby może oznaczać dla firmy milionowe koszty. Według Amerykańskiego Stowarzyszenia Księgowych dane przechowywane cyfrowo są dużo bezpieczniejsze. Co zaskakujące, łatwiej zapanować nad komputerowymi hasłami niż nad kluczami do tej jednej szafki.


Druk – parę słów o oszczędności, wydajności i bezpieczeństwie
Problemy, z którymi najczęściej spotykają się wielkie firmy, to duża liczba urządzeń, słaba komunikacja między nimi oraz brak dopasowania urządzenia do życzeń konkretnego działu. Aby zaprojektować dobrą flotę i odpowiedzieć na potrzeby każdego pracownika, nie należy kupować urządzeń pod wpływem impulsu. Dobrze zaprojektowane biuro to takie, w którym stoją nie tylko ogromne urządzenia wielofunkcyjne, ale i mniejsze – nabiurkowe. Istotnym elementem jest dobry software, który komunikuje je między sobą i gwarantuje autoryzację oraz bezpieczeństwo przy odbieraniu poufnych wydruków.
Ochronę danych, które drukujemy, można zapewnić na dwa sposoby: skierować wydruk na drukarkę, z której korzysta tylko jedna osoba lub skorzystać z software’u, który nie pozwoli odebrać wydruku nikomu poza osobą mającą możliwość odblokowania drukarki pinem lub kartą autoryzującą. Jeśli chodzi o zachowanie poufności dokumentów w takich działach jak personalny lub finansowy, doskonale sprawdzi się tam mała drukarka. Dzięki niewielkim rozmiarom może być ustawiona w pobliżu miejsca pracy, zapewniając jednocześnie pełną kontrolę nad drukowanymi dokumentami.Podejmując decyzję o zakupie takiego urządzenia, warto dokładnie przeanalizować zagadnienia dotyczące formatu dokumentów oraz ilość wydruków. Pozwoli to na dobranie drukarki najlepiej spełniającej nasze oczekiwania. Szczegółowe parametry urządzenia są sprawą drugorzędną, która najczęściej nie dotyczy bezpośrednio użytkownika. Dla niego ważna jest łatwa obsługa, cicha, zapewniająca komfort praca czy wszechstronność zastosowań oraz rozwiązania umożliwiające korzystanie z poszczególnych funkcji – doradza Katarzyna Dmoch, kierownik produktu ds. drukarek w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Istotną potrzebą firm jest także dopasowanie urządzeń do pracy wykonywanej przez działy, tak by koszty były najbardziej optymalne. Dlatego działy mailingowe, odpowiedzialne za seryjną korespondencję do klientów w kolorze, powinny być wyposażone w wydajne urządzenia do druku kolorowego, które mają dużą obciążalność miesięczną. Najbardziej optymalnym urządzeniem dla takiego działu może okazać się bizhub C360 – mówi Piotr Blachowski, kierownik produktu ds. urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta Business Solutions Polska. – System ten potrafi drukować 36 kolorowych obrazów na minutę. Biorąc pod uwagę, że jakość wydruków maszyny jest naprawdę wysoka, równie dobrze może służyć działom marketingu do produkcji ulotek czy seryjnych prezentacji dla klientów. Bizhub C360 drukuje również w formacie A3, co z kolei stanowi świetną odpowiedź dla działu PR produkującego firmowe gazetki. Tańsze opcje tego urządzenia to bizhub C220 i C280, które świetnie sprawdzą się przy hurtowym druku faktur z kolorowym logo firmy. Jedyną różnicą między nimi a systemem bizhub C360 jest tylko ilość wydruków kolorowych na minutę – dodaje Piotr Blachowski.

Dobór odpowiedniej floty urządzeń w połączeniu z dedykowanym jej oprogramowaniem to podstawa sukcesu wydajności i oszczędności każdej firmy. Dlatego zanim zaplanujemy wyposażenie biura, należy zasięgnąć porady konsultacyjnej firmy, która zajmuje się kompleksowym wyposażeniem biur w maszyny do druku, skanowania, faksowania i kopiowania. Zakup drukarki dla firmy wydaje się rzeczą łatwą, jednak już w procesie jej eksploatacji okazuje się, że jednak problem nie jest łatwy do rozwiązania, bo urządzenie jest albo za mało wydajne, albo zbyt kosztowne w użytkowaniu, albo po prostu niedopasowane do potrzeb firmy.
Taniej w systemie


Taniej w systemie
Efektywne i sprawne zarządzanie dokumentami jest obszarem kluczowym nie tylko
dla typowych instytucji, których główna działalność związana jest bezpośrednio
z obiegiem dużej ilości papierowych wydruków, lecz także dla małych firm. Coraz więcej klientów decyduje się na wdrożenie systemu optymalizacji kosztów druku opartego na aplikacjach czołowych producentów drukarek. Wpływa na to fakt, że korzyści wynikające z ich wykorzystania są zauważalne nawet w kilkuosobowych firmach. W przypadku dużych firm i korporacji oszczędności są odpowiednio większe.

Wiele firm stosuje złożone systemy zarządzania drukiem, np. firma OKI Printing Solutions oferuje bezpłatne oprogramowania, które stosuje w swoich drukarkach oraz urządzeniach wielofunkcyjnych. Aplikacje są dostępne w pakiecie oprogramowania dołączanego do sprzedawanych drukarek. Mogą być także pobrane nieodpłatnie ze strony. Zawierają wiele funkcji, które mogą być wykorzystywane osobno, np. do optymalizacji kosztów lub tylko do ich monitorowania.

Jacek Tarkiewicz, dyrektor marketingu w firmie OKI, wyjaśnia: Aplikacja OKI Print Control, oferowana bezpłatnie wszystkim użytkownikom drukarek OKI, to łatwe w użyciu narzędzie, pozwalające na bieżąco kontrolować pracę drukarki i koszty druku. Umożliwia tworzenie raportów i statystyk dotyczących eksploatacji urządzenia przez poszczególnych użytkowników. Dzięki Print Control administrator systemu otrzymuje pełną informację o wykorzystaniu drukarek przez całą grupę roboczą, niezależnie od jej wielkości, jak i kompletny raport podsumowujący wydruki zlecane przez konkretnych użytkowników. Dzięki temu jest w stanie zarządzać dostępnym sprzętem, regulować obciążenie poszczególnych urządzeń zgodnie z ich możliwościami technicznymi i optymalizować koszty druku. Jeżeli nie ustaliliśmy indywidualnych limitów wydruków, a np. ich miesięczne koszty niepokojąco wzrosły, w prosty i szybki sposób możemy przejrzeć wszystkie rejestry pod kątem ich kosztów, tytułów plików (ważne szczególnie w przypadku poufnych dokumentów), użytkownika lub grupy.


Oprogramowanie do kontroli druku w pierwszej kolejności daje możliwość starannego monitoringu – pozwala zaobserwować, co dzieje się w danym systemie wydrukowym, wychwycić pewne nieprawidłowości, np. przeciążanie małej drukarki, gdy inna, wydajniejsza, po prostu stoi za daleko. Program podaje informacje o liczbie drukowanych stron, użytkowniku i czasie wydruku. Ponadto potrafi rozpoznać dokumenty o różnym stopniu pokrycia strony, a nawet informuje o nazwie drukowanego pliku. Jeśli taka analiza pokaże, że drukarka jest nadużywana czy wykorzystywana do niewłaściwych celów, program pozwala na wprowadzenie odpowiednich zmian i ograniczeń. Administrator może również skorzystać z funkcji e-mailowych powiadomień, które będą informowały dowolnego adresata o przekroczeniu lub wyczerpaniu limitu wydruków.

Większe przedsiębiorstwa już prawie odeszły od dużej ilości pojedynczych, nabiurkowych drukarek, coraz powszechniej wykorzystując sieciowe urządzenia wielofunkcyjne.
Znaczące usprawnienia ułatwiające pracę są możliwe za sprawą rozwiązania pozwalającego na bezpośrednie przesłanie skanowanych plików do systemu zarządzania dokumentami bez konieczności użycia dodatkowego oprogramowania lub sprzętu.

Biorąc pod uwagę koszty materiałów eksploatacyjnych, oszczędnym pod względem kosztów procesem jest druk dwustronny. Warto również wspomnieć o oryginalnych tonerach, które wydają się być drogie, gdy weźmiemy pod uwagę jedynie cenę zakupu. Gdy natomiast dodamy ich wysoką wydajność, okazuje się, że drukowanie z ich wykorzystaniem jest czasami wielokrotnie tańsze.


Już teraz widzimy, że właściwe zarządzanie kosztami druku staje się dla wielu firm kwestią bardzo istotną. Im większa ilość częstych i masowych wydruków, tym rozważniej firmy monitorują swoje koszty.

Przechowywanie dokumentów
Możesz uważać, że przechowywanie dokumentów nie jest skomplikowaną sprawą, jednak w dużej firmie składowanie setek tysięcy dokumentów zaczyna sprawiać poważne problemy i jest dużym wyzwaniem organizacyjnym.

Jako ciekawostkę dodajmy, że Google ogłosiło w ostatnich tygodniach swoją wizję „przyszłości drukowania”. Nazwało ją „Cloud printing”. W skrócie: usługa ta umożliwia jakiejkolwiek aplikacji (internetowej, komputerowej czy komórkowej), zainstalowanej na dowolnym urządzeniu, drukowanie na każdej drukarce. Sceptycy zwracają uwagę, że będzie niezwykle trudno przekonać producentów drukarek do stosowania nowo powstającego programu, umożliwiającego tak całościową integrację, a złośliwi internauci, testujący wstępne wersje programu, mówią o tak banalnym problemie, jak możliwość znalezienia w tym morzu (chmurze) drukarek tej jednej, która jest, de facto, blisko nas.

Przyszłość przechowywania danych
Z powyższych względów na ważności zyskują systemy przechowywania danych komputerowych. Według specjalistów firmy Oracle, zdolność do przechowywania olbrzymich mas danych stanie się w najbliższych latach głównym wyzwaniem globalnych przedsiębiorstw. Odpowiedź mogą tu stanowić ostatnio wdrażane technologie.
Przyszłością przechowywania danych może się okazać technologia holograficzna. Bill Gates od dawna przewidywał, że stanie się ona niezwykle ważna. Już w 2004 roku powiedział: Z utęsknieniem wypatrujemy niezwykłego usprawnienia, które nazywamy holograficzną pamięcią. Będzie ono mogło przechowywać całe terabajty danych w kostce o pojemności kilku centymetrów kwadratowych. HVD (Holographic Versatile Disc) to technologia stworzona w latach 2004–2008. Dysk tego typu jest w stanie przechować wielokrotnie więcej danych niż Blu-ray. Jak mówi Saurin Shah, dyrektor ds. rozwoju i zastosowania zaawansowanych technologii z firmy Imation: Nie tylko korporacje, które już teraz dużo inwestują w ochronę i przechowywanie danych, są zainteresowane tą technologią. Potrzeba ta zaczyna dotykać takich organizacji jak uniwersytety, całego sektora badań i wszelkich firm zarządzających dużymi bazami danych. Wszyscy oni potrzebują większych, szybszych i tańszych metod przechowywania danych. Jednocześnie Ziya Aral, starszy specjalista ds. technologii w firmie DataCore Software, optymistycznie oświadcza: Pora pożegnać się z dyskami, przywodzącymi na myśl lodówki czy pralki. Wchodzimy w świat nowoczesnego przechowywania danych.
Dyski holograficzne jako pierwsze zapisują dane w całej grubości dysku, w różnych warstwach, a nie tylko na jego powierzchni. Technologia ta wykorzystuje technikę zwaną współliniową holografią, w której dwa promienie zielonego lasera łączą się w jeden. Jeden zielony laser sczytuje dane zapisane na powierzchni nośnika, a drugi holograficzną warstwę znajdującą się pod powierzchnią. Dodatkowo czerwony laser działa jak referencja i czyta informacje zawarte na klasycznej warstwie aluminiowej, znajdującej się blisko dna. Dzięki temu udaje się zapisać prawie dwa terabajty danych na jednym krążku i uzyskać prędkość przesyłową 120 MB/s (tak wysoki przesył uzyskiwany jest dzięki temu, że dane zapisywane są i odczytywane w „formacie strony”). Dyski te będą jednak stosunkowo drogie i przez to używane pewnie głównie przez korporacje o wielkich wymaganiach dotyczących ilości przechowywanych danych. Liczne inne firmy pracują nad stworzeniem alternatywy dla technologii holograficznej. Wyścig technologiczny nabiera tempa – jak powiedział znany amerykański futurysta, Thornton May: Do listy idei, które pokutują na naszym świecie (takich jak to, że ziemia jest płaska czy że księgowi pracują dla dobra akcjonariuszy), należy dodać pomysł, że problem przechowywania i zarządzania danymi rozwiąże się sam, a całą odpowiedzialność możemy zrzucić na największe firmy IT. Gospodarowanie olbrzymimi bazami danych stanie się wkrótce naczelną kompetencją dobrze działających menadżerów i organizacji.