Tekst: Wacław Szarejko

Dzisiejszy artykuł otwiera nowy cykl publikacji, mający na celu usystematyzowanie wiedzy na temat współczesnych tendencji w projektowaniu biur. Inspiracją do podjęcia tego tematu jest tocząca się od pewnego czasu polemika dotycząca przyszłości polskich biur; ograniczona niestety tylko do dwóch, wychodzących już na świecie z użycia koncepcji – biur zamkniętych (tzw. celkowych) i otwartych biur wielkoprzestrzennych open space (nazywanych też fabrykami lub mrowiskami).
Paradoksem takiego ujęcia jest niezrozumiale częste prezentowanie biur typu open space jako rozwiązania niemalże idealnego i nadającego się do zastosowania w każdych warunkach. Szczególnej pikanterii dodaje prawie całkowite pominięcie wad tego modelu, który już przed II wojną światową określony został jako najbardziej niehumanitarny w historii typ przestrzeni biurowej.
W związku z tym, w pierwszym numerze nowego cyklu, spróbujemy pokazać, dlaczego w krajach wysoko rozwiniętych odchodzi się od biur wielkoprzestrzennych na rzecz rozwiązań nowszych, lepiej dostosowanych do potrzeb użytkowników.


Open space – cudowne dziecko rewolucji

Na początek kilka słów o pochodzeniu biur typu open space. Historia tego modelu przestrzeni biurowej zaczyna się pod koniec XIX w. w USA. W tym właśnie przepełnionym zmianami okresie – nazywanym ogólnie czasem rewolucji przemysłowej – notuje się wielokrotne zwiększenie liczby pracowników biurowych, zatrudnionych początkowo w administracji przemysłu, a następnie również w firmach obsługujących mieszkańców gwałtownie powiększających się miast.

W obliczu niespotykanego wcześniej w historii rozrostu sektora biurowego, dotychczasowe, manufakturowe metody pracy – w niewielkich kantorkach czy izbach pisarskich – oparte o sprawdzony przez wieki model nadzorującego patrona i podlegających mu kilku lub kilkunastu pracowników, stały się niewygodne i niewystarczające. Istniejące biura były po prostu za małe w stosunku do nowych potrzeb.
Przełom nastąpił wraz z upowszechnieniem elektryczności i wykorzystaniem żeliwa oraz stali jako materiału budowlanego. Wtedy bowiem zaczęły się pojawiać pomieszczenia o głębokich traktach, w których miejsca pracy mogły być znacznie oddalone od okien i doświetlone światłem elektrycznym. To z kolei był krok do powstania nowej, jak na owe czasy, generacji obiektów biurowych. Jednym z najbardziej znanych budynków z tej epoki był „Larkin Building” F.L. Wrighta – obiekt, w którym po raz pierwszy, w zamierzony sposób i w porozumieniu z zarządem firmy, zastosowano systemowo rozwiązania wielkoprzestrzenne. Schemat organizacji tego biura został zaczerpnięty z metod dotąd znanych m.in. z fabryki Forda, tj. metod taśmowej produkcji. Zasada organizacji była oparta na schemacie, według którego jedna osoba wykonywała określoną czynność, po czym przekazywała swoje zadania dalej, następnej osobie, do kolejnego biurka, itd. Do tej nowoczesnej – jak na owe czasy – metody, opartej na przepływie zadań od pracownika do pracownika, nie nadawały się wcześniejsze pomieszczenia biurowe. Ze względu na to, że były one wydzielone ścianami, nie zapewniały bezpośredniego kontaktu i możliwości realizacji zaproponowanego schematu organizacji pracy.

Powstałe w latach 20. XX w. pierwsze wielkoprzestrzenne biura, bardzo spodobały się menadżerom, którzy podkreślali przejrzystość układu i łatwość dozoru procesu pracy.  
Ta formuła była bardzo popularną formą przez pierwszą połowę, a właściwie do końca lat 70. XX w. Oczywiście była ona z czasem rozwijana i rozbudowywana; wprowadzano podział na boksy – kubiki, z jednoprzestrzennej hali zaczęto wydzielać pomieszczenia dla kierownictwa i zarządu – początkowo intuicyjnie, stopniowo przeobrażając je w tzw. amerykańskie wnętrze biurowe, gdzie mniejsze pomieszczenia pojawiały się przy oknach.


Zobrazowaniem tych tendencji mogą być amerykańskie filmy z połowy wieku, gdzie symbolem nowoczesności były owe duże hale biurowe z licznymi boksami pracowników, natomiast dla szefów przewidziane były wydzielone pokoje usytuowane przy oknach, najczęściej ze szklanymi drzwiami.
Na kontynencie europejskim historia biur wyglądała nieco inaczej niż w Stanach Zjednoczonych – kolebce rozwiązań biurowych typu open space. Przez długi czas w Europie dominowały biura celkowe tj. wydzielone pokoje dla kilku pracowników. Co ciekawe, tradycja projektowania tego typu biur była na tyle silna, że model otwartej przestrzeni biurowej został wprowadzony tu ponad pół wieku później niż w USA. W wydaniu europejskim bazował on na zasadzie biura wielkoprzestrzennego, jednak z uwzględnieniem pewnych zmian, mających na celu zminimalizowanie negatywnych aspektów związanych z pracą w otwartej przestrzeni.
Przykładem takiego rozwiązania może być powstała w latach 60. niemiecka odmiana open space, tzw. pejzaż biurowy (”Bürolandshaft”). Była to wielka przestrzeń, z której ściankami lub meblami wydzielano w płynny sposób mniejsze powierzchnie dla zespołów roboczych i pracowników indywidualnych. Dla poprawy warunków klimatycznych wprowadzano też skupiska zieleni, w ten skromny sposób rekompensując brak dostępu do światła zewnętrznego. Pomimo ulepszeń względem amerykańskiego pierwowzoru, rozwiązanie to nie zostało przyjęte najlepiej – wprowadzono nawet regulacje prawne zakazujące ich stosowania w Niemczech.  W ten sposób zarzucono na pewien czas koncepcję biur wielkoprzestrzennych typu open space w krajach europejskich. Pewnym wyjątkiem na tym polu była Wielka Brytania, która – ze względu na silniejsze więzi ze Stanami Zjednoczonymi – nie odeszła od stosowania rozwiązań wielkoprzestrzennych.

Do koncepcji otwartej przestrzeni biurowej powrócono w Europie w specyficzny sposób w nowych krajach Unii, bowiem wraz z pojawieniem się międzynarodowych korporacji, wraz z ich metodami pracy, wprowadzano często również koncepcję biura wielkoprzestrzennego.  W rezultacie częściej można spotkać rozwiązania tego rodzaju w Polsce i krajach, które niedawno dołączyły do Unii Europejskiej niż w lepiej rozwiniętych krajach starej Unii,  gdzie cały czas poszukuje się nowych rozwiązań, nastawionych na komfort użytkowników i zwiększenie efektywności pracy.


Open space. Pozorne zalety i prawdziwe wady

Strumieniowy przebieg pracy

Biura wielkoprzestrzenne, w swych wstępnych założeniach, były niemalże dosłownym przeniesieniem taylorowskiego modelu taśmy produkcyjnej na model pracy biurowej – świetnie się sprawdzały w przepływie zadań z biurka na biurko. Organizacja pracy oparta była na racjonalizacji produkcji oraz systemie zarządzania wojskowego „command and control” – „wydawaj polecenie i kontroluj zadanie”. Biura zorganizowano w taki sposób, by na bieżąco kontrolować wykonywane zadania i tak, by mieć możliwość podglądu pracy. Zwrócić trzeba jednak w tym miejscu uwagę, że wraz z rozwojem informatyzacji, mającym miejsce od lat 80. XX w., zmieniła się też formuła obiegu dokumentów, które obecnie przekazywane są głównie w formie elektronicznej, nie wymagającej bezpośredniej bliskości pomiędzy współpracownikami.

Łatwość rearanżacji

Biura typu open space mogą być łatwe do przemeblowania, z zastrzeżeniem, że wykonano w nich podniesione podłogi, w których przeprowadza się niezbędne instalacje i ukrywa infrastrukturę techniczną zasilającą urządzenia biurowe. W innym przypadku, w celu ukrycia okablowania niezbędne jest wprowadzenie dodatkowych elementów wydzielających przestrzeń (ścian lub stałych mebli) – co w znacznym stopniu może utrudniać faktyczną łatwość rearanżacji, szczególnie w przypadku rozwiązań wielkoprzestrzennych.

Wydajność wykorzystania przestrzeni

W biurach wielkoprzestrzennych możliwe jest większe niż w innych koncepcjach  zagęszczenie stanowisk pracy.  Okupione jest to jednak znaczącym upośledzeniem komfortu użytkowników, co w konsekwencji prowadzi często do obniżenia jakości wykonywanych zadań.


Ekonomika rozwiązania

Biura wielkoprzestrzenne traktuje się jako rozwiązanie stosunkowo tanie, biorąc pod uwagę wydajność przestrzeni i porównując koszt stały związany z wynajmem czy zakupem.  Jednak może być to tylko pozorna oszczędność. Należy pamiętać, że w biurach tego rodzaju musimy uwzględnić wartości, takie jak koszt sztucznego oświetlenia stanowisk bardziej oddalonych od okien (jest to często więcej niż połowa ogólnej liczby stanowisk, które trzeba doświetlać w ciągu całego dnia roboczego) oraz koszt wentylacji mechanicznej, klimatyzacji itp., które znacząco wpływają na całkowity koszty eksploatacji.

Efektywność pracy

Otwarta przestrzeń biurowa utrudnia koncentrację i poważnie ogranicza prywatność pracowników i klientów. Praca w otwartej przestrzeni często jest utrudniona z powodu zakłóceń, tzw. dystraktorów – związanych z tym, że słyszymy telefon na sąsiednim biurku, rozmowy kilkunastu osób wokół itp. Ciekawym przykładem jest zjawisko ”hełmofonu”, polegające na zakładaniu słuchawek i słuchaniu muzyki w momencie, kiedy konieczne jest wykonanie pracy wymagającej koncentracji.  

Poufność

W biurze typu open space nie jest możliwa do osiągnięcia poufność, która dotyczy zawodów takich jak prawnicy czy lekarze. Trudno wyobrazić sobie przedstawicieli tych profesji rozmawiających z klientami – np. o podziale majątku podczas sprawy rozwodowej lub o intymnych szczegółach zdrowotnych – w biurze typu open space. Podobne zasady obowiązują również w firmach, w których wysoko stawia się tajemnicę zawodową.


Praca zespołowa

Open space – otwarta przestrzeń biurowa jest promowana jako rozwiązanie przestrzenne struktury biura, które najlepiej nadaje się do pracy zespołowej. Jednak pojawia się tutaj pewna nieścisłość, wynikająca z dość swobodnej interpretacji terminu praca zespołowa. Zespół bowiem, to kilka do kilkunastu osób współpracujących ze sobą, w celu uzyskania wyniku wyższego, niż gdyby te same osoby pracowały oddzielnie. Taka forma współdziałania najlepiej sprawdza się, gdy zespół liczy od 7 do 12 osób.  Należy przy tym rozróżnić pracę zespołową od pracy grupowej. W pracy zespołowej pracownicy kontaktują się krzyżowo – każdy z każdym, w pracy grupowej – poprzez szefa.

W takim razie rodzi się pytanie: na ile biuro typu open space, w którym pracuje kilkadziesiąt, a nawet kilkaset osób, nadaje się do pracy zespołowej? Analizując jeszcze charakter pracy i sposób jej organizacji, można wnioskować, że biura wielkoprzestrzenne nadają się jedynie dla pracy grupowej opartej o wykonywanie rutynowych czynności o niskim stopniu koncentracji. Co ciekawe, są to zazwyczaj typy zadań, w których praca ludzka najszybciej zostanie zastąpiona komputerami.

Stres

Praca w otwartej przestrzeni, zwłaszcza w dużych biurach wielkoprzestrzennych, jest związana ze specyficznym rodzajem dyskomfortu psychicznego. Siedząc w otwartej przestrzeni, pracownicy są przez cały czas obserwowani. Zaleta jaką jest możliwość śledzenia przebiegu pracy przez menadżera, jest dla samych pracowników źródłem dużego stresu. Znane są wyniki badań mówiące o tym, że jednym z najpoważniejszych lęków przeciętnego człowieka – ustępujący jedynie lękowi przed śmiercią – jest strach przed wystąpieniem publicznym. Podobieństwo wydaje się być oczywiste – w otwartych biurach, przez brak możliwości „ukrycia się”, wszyscy pracownicy narażeni są na ten rodzaj stresu. Wyjątkiem jest, siedzący w osobnym pokoju, szef.

Przykładem takiego negatywnego wpływu miejsca pracy na ludzi mogą być biura telefonicznej obsługi klienta. Ze względu na brak rodzimych opracowań powołać musimy się na wyniki badań angielskich, określających rotację załogi w różnego typu call centers, urządzonych w większości w formie wielkoprzestrzennych hal biurowych. Przeciętny czas zatrudnienia w tego rodzaju firmach jest bardzo krótki, waha się od 3 do 12 miesięcy – w zależności od stopnia skomplikowania pracy.  Dla pracodawcy oznacza to wymierne straty związane z kosztami szkoleń, jak również z niemożnością utrzymania stałego zespołu. Przykład jednej z brytyjskich firm tego typu pokazuje, że skutecznym rozwiązaniem problemu nadmiernej rotacji było odpowiednie, poprzedzone dogłębną analizą,  przeprojektowanie przestrzeni pracy.


Mikroklimat

W formule biura wielkoprzestrzennego mamy do czynienia z pracą w jednym, pozbawionym przegród pomieszczeniu. W związku z tym, zapewnienie możliwości indywidualnej kontroli temperatury i oświetlenia jest zazwyczaj trudne, kosztowne, a czasem po prostu niemożliwe.
Skutki zaniedbania tego zagadnienia mogą być zarówno fizyczne (częste przeziębienia, dyskomfort) jak i psychiczne i społeczne – znane są przypadki całkiem poważnych konfliktów, które zaczynały się od pozornie nic nie znaczących sprzeczek o pilota do klimatyzacji...

Od mrowiska do biura-klubu

Od kilkunastu lat w krajach bardziej rozwiniętych obserwuje się wyraźną tendencję do odchodzenia od koncepcji biur wielkoprzestrzennych. Jedną z przyczyn tego zjawiska jest fakt, iż kojarzą się one z  pracą wykonywaną przez tanią, niewymagająca siłę roboczą.
Kolejnym czynnikiem powodującym wycofywanie się ze stosowania tego rodzaju biura jest kwestia nieodpowiednich warunków pracy w aspekcie fizycznym – mikroklimat, temperatura, oświetlenie – wartości, których nie da się w pełni zindywidualizować, jak również negatywne  oddziaływanie na psychikę pracowników.

Z punktu widzenia działania nowoczesnej firmy, należy wspomnieć o niedostosowaniu biur tego typu do współczesnych metod organizacji pracy. Praca w zbyt dużym biurze uniemożliwia pracę zespołową, wykorzystanie efektu synergii, tworzenie nowych wartości, wreszcie nie sprzyja pracy kreatywnej.
Co więcej, biura tego typu nie sprawdzają się w sytuacjach dużej mobilności pracowników – przykładem mogą być firmy konsultingowe. Analizując obecność pracy w biurze dostrzeżono, że pojawiały się sytuacje, kiedy na kilkadziesiąt stanowisk pracy zajęte były tylko pojedyncze z nich. Dało to sygnał do zmiany podejścia i obnażyło wady tej struktury. Rozwiązaniem tego problemu było przeprojektowanie przestrzeni biura. Takie działanie okazało się trafioną decyzją, bowiem zasadniczo wpłynęło na komfort pracy i zadowolenie pracowników oraz ich efektywność. W rezultacie firma odeszła od formuły czystego open space na rzecz znacznie bardziej wyrafinowanych rozwiązań, lepiej dostosowanych do potrzeb organizacyjnych tej firmy.

Open space a sprawa polska

Biura tego typu dotarły do Polski na początku lat 90., z Zachodu, wraz z międzynarodowymi korporacjami i od momentu pojawienia się na rynku stały się synonimem nowoczesności i pewnego luksusu. Wiązało się to z dobrymi, jak na ówczesne realia,  warunkami zatrudnienia, pracownicy mieli bowiem zapewnione telefony komórkowe, laptopy, służbowe samochody czy wreszcie firmową opiekę medyczną. Razem z kulturą tych korporacji dotarły do nas nowe formy organizacji pracy i nowa struktura przestrzenna biur, która właśnie ze względu na swój współczesny charakter stała się w Polsce niezwykle popularna i została zaakceptowana przez rzesze użytkowników. Czy jednak jest to biuro dobre dla każdego? Czy jest to formuła biura, którą można stosować w Polsce w każdym przypadku?
Na świecie można zauważyć prawidłowość, że biura open space są stosowane tam, gdzie występuje tania siła robocza, gdzie praca delegowana jest z krajów wyżej rozwiniętych do krajów rozwijających się, takich jak Indie czy Polska, zaś tam, gdzie ludzie mają wybór pracy, tam zdecydowanie odchodzi się od tego typu rozwiązań.

Istotna jest kwestia odpowiedniego dostosowania do wojskowej formuły zarządzania typu „command and control”. Swego rodzaju sympatia do tego rozwiązania pozostała nam zapewne po poprzedniej epoce i być może jest popularna właśnie dlatego, że nie do końca z nią zrywa.

Jaka natomiast będzie przyszłość tego typu biur w Polsce? Wiele będzie zależeć od tego jak szybko będzie się u nas rozwijać sektor biurowy i czy będziemy rezerwuarem taniej siły roboczej? Jeśli tak, to będziemy musieli zaakceptować ten sposób organizacji biura i polubić pracę w nienajlepszych warunkach. Tutaj pojawia się kolejne pytanie: jak dużo firmy pracujące w Polsce stracą na bezkrytycznej akceptacji i upowszechnianiu formuły open space, która zdecydowanie jest formułą przebrzmiałą – to jedna możliwa droga. Druga natomiast, związana jest z umacnianiem się naszej pozycji na bardziej wymagających rynkach. By na nich konkurować – nie tylko ceną, ale też jakością pracy – będziemy musieli odejść od rozwiązań wielkoprzestrzennych na rzecz innych typów biur, dostosowanych do potrzeb współczesnych metod organizacji pracy.  W tym kontekście, „biura-fabryki” byłyby chyba oznaką uwstecznienia.
Zaletą sytuacji w jakiej się obecnie znajdujemy jest fakt, iż możemy uczyć się na istniejących rozwiązaniach. Ze względu na duże opóźnienie w stosunku do krajów bardziej rozwiniętych, możemy obserwować jaki tendencję dominują w kształtowaniu przestrzeni biurowej na świecie i unikać błędów jakie już zostały obnażone.

Co dalej?

Jak już wspomniano na wstępie, artykuł niniejszy jest pierwszym z cyklu mającego na celu zapoznanie polskiego czytelnika ze współczesnymi tendencjami w rozwoju biur.
W kolejnych numerach poruszać będziemy kolejno zagadnienia związane z zasadami kształtowania biur do pracy indywidualnej, zespołowej oraz wirtualnej.
Mamy nadzieję, że popularyzacja nowych rozwiązań pozwoli na możliwie szybkie pokonanie prawie dwudziestopięcioletniego dystansu, dzielącego większość naszych biur od standardów obowiązujących w krajach wyżej rozwiniętych, w których dyskusja o wyższości biur otwartych nad biurami zamkniętymi miała miejsce na początku lat 80. XX wieku i doprowadziła do marginalizacji obydwu tych modeli. Od tego czasu zastępowane są one nowymi rozwiązaniami, w których nacisk na zwiększenie efektywności łączy się z poprawą warunków pracy.