Tekst: Maciek Markowski

Do właściwej reorganizacji biura konieczna jest znajomość skutecznego zarządzania zmianą

Odwiedziliśmy ostatnio firmę przechodzącą gwałtowne zmiany - rozszerzono wynajem biura na sąsiedni budynek, przetasowano działy. Wśród pracowników wybuchł bunt. Dlaczego działania kierownictwa przyniosły tak opłakane skutki i jak bezpiecznie przeprowadzić firmę przez zmianę?

Informuj z wyprzedzeniem
"Istnieje powszechny mit, ze ludzie opierają się zmianie. Odkryłem, że to nieprawda. Tym, co wyzwala w ludziach opór, jest niepewność" (Alan Weiss, konsultant biznesowy).
Tydzień po tym, gdy tylko zacząłeś planować zmiany w biurze, ktoś już o tym wie i plotki zaczynają narastać. Im mniej ludzie wiedzą, tym więcej będą starali się wysnuć z tej odrobiny informacji, jaką posiadają. "W pewnej firmie po ogłoszeniu zmian, rozeszła się plotka, że jeden z działów będzie musiał pracować w parku" - wspomina Dorota Osiecka z firmy DEGW. - "Po tym wydarzeniu wprowadzono zwyczaj publikowania >>plotki tygodnia<<, co pozwoliło rozładować napięcie związane z reorganizacją". Niewiedza budzi strach i poczucie zagubienia, a to o tyle niebezpieczne, że "wizja zmiany w organizacji musi wyjść od kierownictwa; zaangażowanie i wsparcie muszą jednak pochodzić z najniższych szczebli. Bez niego upadnie każdy projekt” – mówi Tony Thompson, jeden z dyrektorów DEGW.
Dlatego zanim zaczniesz uszczęśliwiać pracowników na siłę, spytaj ich o opinie. To oni najlepiej znają swoje miejsce pracy i wiedzą, czego potrzebują. Przy przeprowadzaniu ankiety lub wywiadów trzeba mieć oczywiście na uwadze, co jest celem firmy, czyli np. podniesienie efektywności. Warto dokładnie przemyśleć pytania, aby nie budować oczekiwań, których nie da się spełnić. Pracownicy muszą mieć poczucie, że traktuje się ich poważnie, że mają wpływ na decyzje kierownictwa. Jak mówi Adryan Bell: „Trudno znaleźć równowagę pomiędzy narzucaniem a uzgadnianiem zmiany”, ale trzeba próbować. By poznać zdanie pracowników, zyskać możliwość uzasadnienia swoich decyzji i uzyskać wsparcie.

Zaangażuj wszystkich
„Ludzi nie zmienisz przymusem czy groźbami, lecz przykładem” (Adryan Bell, DEGW).
Bez wsparcia i akceptacji dla zmian daleko się nie zajedzie. W firmie wspomnianej na początku zdecydowano odgórnie o przeniesieniu działu finansowego do sąsiedniego – specjalnie w tym celu wynajętego – budynku. Pracujące w nim księgowe mają teraz więcej światła, więcej miejsca i nowocześniejszy wystrój pomieszczeń. Mimo to przenosiny wywołały ogromne niezadowolenie, ponieważ nikt nie zapytał pracowników o zdanie. Co ciekawe, te same zmiany, ale po przeprowadzeniu ankiety i stworzeniu zespołów roboczych, mogły znacznie podnieść satysfakcję pracowników, którzy… narzekali na ciasnotę i brak światła! W sumie nie powinno nas to dziwić. Ludzie przywiązują się do miejsca pracy i będą bronić nawet najbardziej nieefektywnych pomysłów, jeżeli są z nimi związani emocjonalnie.
Pierwszym i najprostszym sposobem zaangażowania pracowników w zmianę jest przeprowadzenie ankiety, wspólne omówienie wyników i wyciągnięcie wniosków. Trzeba razem zastanowić się, jak spełnić oczekiwania, z czego zrezygnować, i ustalić priorytety. Wydaje się to oczywiste, jednak decyzje w tych sprawach często podejmowane są bez wiedzy zainteresowanych. „Im więcej użytkowników uda się zaangażować w projektowanie ich przestrzeni pracy, tym skuteczniejsze będą rozwiązania” – podkreśla Tony Thompson. Gdy liczba użytkowników jest zbyt duża (call centre, duże open space), należy wybrać przedstawicieli grup, którzy wspomogą komunikację i podejmowanie decyzji.

Planuj z głową
Nie ma nic ważniejszego, niż dobre zaplanowanie wprowadzania zmian. Zmiana organizacji firmy to czasochłonny i złożony proces (zmiana jednego elementu często pociąga za sobą zmiany w innych obszarach firmy). Warto wprowadzać zmiany stopniowo, w oddzielnych etapach. Ponadto lider zmiany, czyli osoba odpowiedzialna za nadzorowanie całego procesu, powinien mieć wygospodarowany czas na to nowe, trudne zajęcie.
We wspomnianej przez nas firmie do zarządzania zmianą, nie dość że przydzielono pracownicę po urlopie wychowawczym, to jeszcze nie zmniejszono jej pozostałych obowiązków i wyznaczono termin nie tylko nie pozwalający na żadne konsultacje z pracownikami, lecz także wymuszający przeprowadzenie wszystkich zmian praktycznie jednocześnie – a chodziło o pełny remont i reorganizację biura, połączony z częściową przeprowadzką do innego budynku!
Plan najlepiej opracować wspólnie z architektem i menadżerami działów objętych zmianą. Cały proces należy podzielić na etapy, obejmujące konkretne działania.

Sprawdzaj efekty
„Rzecz, którą zrobiliśmy w Google, a która jest kluczowa – i niezwykle zaniedbywana – to powrót do biura i sprawdzenie, jak wszystko działa. Zajrzenie do zaprojektowanego przez siebie biura, porozmawianie z ludźmi i dowiedzenie się, jak sprawdzają się rozwiązania, jest wyjątkowo cenną nauką. Zawsze okaże się, że coś można poprawić. Projektowanie nie kończy się w momencie oddania projektu. A przynajmniej nie powinno” (Stephan Camenzind).
Po odczekaniu 2–4 tygodni, kiedy to pracownicy mają szansę przystosować się do nowych rozwiązań i je zweryfikować, warto powtórzyć ankietę. Zapytać o satysfakcję z pracy, stan komunikacji, o to, na które aspekty wpłynęły nowe rozwiązania, a w których konieczne są dalsze poprawki. Często drobne szlify mogą zmienić przyzwoity projekt w bardzo dobry.
Wiemy, że w dzisiejszych czasach elastyczne dostosowywanie się do zachodzących zmian jest koniecznością, rzadko jednak pamiętamy, że zmiany dotyczą też otoczenia. Stare rozmieszczenie biurek może poważnie spowalniać pracę, pogarszać komunikację, nie mówiąc już o tym, jak często marnotrawi się przestrzeń biurową, przypisując każdemu pracownikowi – nawet takiemu, który spędza większość czasu poza biurem – stanowisko pracy. Skoro zmiana jest czymś równie stałym jak roczne budżetowanie, warto także na nią mieć wypracowane procesy.

Jak dokonać właściwych zmian w organizacji biura?
1. Ustal cel w kategoriach biznesowych: większa produktywność, lepsza komunikacja, zmniejszenie retencji pracowniczej.
2. Sprawdź, gdzie jesteś: zarówno pod względem wskaźników biznesowych, jak i rzeczywistego wykorzystania przestrzeni, rozmieszczenia pracowników, obłożenia sal konferencyjnych itp.
3. Dowiedz się, co pracownicy sądzą o obecnej przestrzeni: poprzez ankiety poznaj sugestie pracowników i upewnij się, że nie zlikwidujesz czegoś, co dobrze działa.

Etapy wprowadzania zmian:
1. Informuj z maksymalnym wyprzedzeniem.
2. Nie zgaduj potrzeb pracowników – pytaj.
3. Zaangażuj maksymalną liczbę osób.
4. Podziel zmiany na łatwe w zarządzaniu kroki.
5. Sprawdzaj efekty – jeżeli nie są satysfakcjonujące, wróć do punktu pierwszego.

Źródła oporu przed zmianą według Williama Banda („Creating Value for Customers”):
1. Strach przed utratą kontroli
2. Nadmiar niepewności
3. Zbyt wiele niespodzianek
4. Porzucenie nawyków
5. Potrzeba rzeczy znajomych
6. Strach przed przyrostem pracy
7. Obawa własnej niekompetencji
8. Brak czasu do przystosowania się