Tekst: Anna Salwa

Sukces firmy to zasługa całego zespołu. Najlepsze pomysły rodzą się w grupie, dlatego miejsca spotkań to najważniejszy element biur. I nie chodzi tylko o stół

Aby przedsiębiorstwo mogło dziś działać skutecznie, informacje muszą w nim płynąć swobodnie. Na przykład w tradycyjny sposób, poprzez  zaplanowane zebrania, odbywające się zazwyczaj w salach konferencyjnych. Mimo że „wolne umysły” za nimi nie przepadają, zebrania mają swoje plusy. W ten sposób podejmuje się ważne decyzje i dzieli zadania w sposób oficjalny i udokumentowany.


Jednak w firmie rozmawia się oczywiście dużo i wcześniej i później i w międzyczasie – i te spotkania, często spontaniczne, krótkie i nieformalne, bywają równie ważne, jak wielogodzinne narady. „Jesteśmy świadkami transformacji społeczeństwa przemysłowego w społeczeństwo informacyjne. Informacja stała się najważniejszym czynnikiem rozwoju, ale sama nie ma żadnej wartości. Należy ją najpierw włączyć do sieci i przekształcić w wiedzę. Wartość tworzy się poprzez łączenie informacji i generowanie z nich wartości dodanej” – mówi Brigitte Schedl-Richter z firmy Bene, nadającej ton w branży wyposażania biur.
„Nie można mówić o wiedzy w oderwaniu od nośnika informacji. Człowiek jako żywy procesor jest teraz uznawany za dużo ważniejszy element sieci społecznej” - dodaje. Aby przetworzyć informację w wiedzę potrzebujemy zarówno cyfrowych urządzeń, pozwalających na nieograniczony dostęp do informacji, jak i miejsc, w których możemy się tymi informacjami podzielić z innymi. Dobrze zaplanowane strefy komunikacji mają więc dla firmy kluczowe znaczenie, natomiast dla pracowników (zwłaszcza o wysokich kompetencjach) są ważnym czynnikiem motywacyjnym –  wynika z badań „Welcoming Workplace” (Przyjazne miejsce pracy).


Okazało się też, że powszechnie stosowany w biurach system rezerwacji sal konferencyjnych nie sprawdza się podczas pracy nad projektami, głównie ze względu na konieczność rozkładania i zbierania materiałów, przerywania spotkań i przenoszenia zespołu w związku z rezerwacją innych osób. To wszystko wydłuża czas realizacji projektu i obniża efektywność pracy. Uczestnicy badania stwierdzili jednogłośnie, że każdy projekt powinien mieć swój „dom” – miejsce, w którym wszystkie materiały jego dotyczące mogą być przechowywane przez cały czas, tak aby zespół mógł się tam spotkać w każdej chwili. Dlatego oprócz sal konferencyjnych potrzebne są miejsca przeznaczone do kameralnych spotkań i pracy w podzespołach, sprzyjające spontanicznym wymianom myśli i kreatywnym burzom mózgu.

Miejsca do wspólnej pracy są konieczne również dlatego, że we współczesnej gospodarce opartej na wiedzy współpraca ma większe znaczenie i jest cenniejsza niż działania indywidualne. Przedsiębiorstwa promujące pracę zespołową i uzupełniające ją o strategie komunikacyjne odnoszą większe sukcesy, natomiast firmy, w których praca polega na egoistycznym konkurowaniu, zostają w tyle. Takie wnioski płyną z badań amerykańskich doradców Catlette’a i Haddena i Rolfa Bertha. „Trudno mówić o sukcesie firmy, małej czy dużej, jeśli dany zespół nie potrafi stworzyć czegoś fajnego. Nawet Nagrody Nobla dostają dziś zespoły, a nie pojedyncze osoby” – pisze Miłosz Brzeziński, psycholog, trener biznesu i coach w książce „Biznes, czyli kupa ludzi”. „Samemu nic się nie osiągnie. By dziś stać się człowiekiem sukcesu, trzeba budować sieci znajomości. Żeby awanować, by projekt przeszedł, by negocjacje się udały, by zostać w zespole, trzeba dobrze współpracować”.

Okazuje się też, że najwięcej nowych pomysłów rodzi się w parach, a praca w małych zespołach jest bardziej efektywna niż w dużych grupach – wynika
z badań firmy Steelcase. Mając te ustalenia na uwadze, pracodawcy powinni zapewnić stanowiska różnego typu, spośród których pracownikcy mogą  wybierać te, które odpowiadają ich aktualnym potrzebom. Do prac w podgrupach Steelcase proponuje m.in. meble z serii media:scape.


Miejsca spotkań

 Wykazano też, że większość pomysłów realizowanych przez pracowników jest przez nich wymyślana – potwierdziły to m.in. badania prowadzone w firmie IBM, gdzie odsetek ten oszacowano na 41%. Potencjał kreatywności pracowników jest więc ogromny, ale najlepsze pomysły nie rodzą się przy biurku.
Jeśli więc firmie zależy na innowacyjności, powinna zadbać o otoczenie sprzyjające komunikacji i wymianie doświadczeń, stymulujące do kreatywności.

Według neurologów ruch to jeden z czynników najbardziej sprzyjających pracy mózgu. Dlatego tak wiele mebli i urządzeń w salach kreatywnych spotkań przypomina wyposażenie gabinetów terapii sensorycznej, pełno w nich: piłek, huśtawek, foteli na kółkach i na biegunach. Ważną rolę odgrywa też kolor i światło – w monotonnej przestrzeni nie zrodzą się przełomowe idee, bo mózg potrzebuje intensywnych bodźców, by „rozruszać” szare komórki.

Z fizjologicznego punktu widzenia niemożliwe jest też utrzymanie wysokiej wydajności przez osiem godzin dziennie. Czas stracony na „obijanie się” można odzyskać, jeśli zadba się o miejsca do regeneracji. „Pominięcie stref spotkań i odpoczynku nie jest oszczędnością, tylko błędem w zarządzaniu zespołem, a  lekceważenie w planie biura przestrzeni przeznaczonych na spotkania wewnętrzne może mieć dla firmy poważne konsekwencje” – mówi Aleksandra Krawsz z firmy Kinnarps.


Lars Bülow i Kersti Sandin pierwsi użyli pojęcia „kreatywne miejsce spotkań”. Jako konsultanci mieli okazję przyjrzeć się sposobom działania różnych firm i organizacji, co pomogło im zrozumieć i przeanalizować zagadnienie wpływu środowiska pracy na samopoczucie i kreatywność.  W 1996 roku na Targach Mebli w Sztokholmie projektanci ci (założyciele marki Materia, dziś w portfolio Kinnarps) zaprezentowali prototyp serii Centrum – rząd foteli ustawionych na planie okręgu. Ten koncept wzbudził spore zdziwienie, zaczęto się zastanawiać, czy spotkania biznesowe bez stołu są w ogóle możliwe. Jednak z czasem doceniono pozytywny wpływ takiego „luźnego” układu na stymulację kreatywności. Zaczęto zwracać uwagę na aspekty psychologiczne miejsc spotkań. Pojawia się coraz więcej produktów stymulujących kreatywność które podczas spotkań, np. bujany hoker Limpan czy stołek Platon.

„Organizacja to sztuka osiągania niezwykłych rzeczy przez zwykłych ludzi” – mówią Jonas Ridderstråle i Kjell Nordstrom, szwedzcy guru współczesnego biznesu. Aby tego dokonać, należy zwykłym ludziom stworzyć niezwykłe warunki pracy.

Wyzwania współczesności

Pracodawcy mogą pozytywnie wpływać na atmosferę pracy, aranżując przestrzeń w sposób, który uwzględnienia potrzeby pracowników, także socjalne. Podejście to przynosi wymierne korzyści w postaci mniejszej rotacji personelu, która skutkuje obniżeniem kosztów zatrudnienia nowych osób. Firmie, która inwestuje w komunikację, kreatywność, zdrowie i dobrą atmosferę, łatwiej pozyskiwać wysokiej klasy specjalistów i zatrzymać najlepszych. W każdym z tych obszarów, kluczowe znaczenie ma koncepcja wyposażenia i organizacji miejsc spotkań.


„Zawsze zwracamy uwagę na to, aby projekt wnętrza inspirował i stymulował do aktywności. Przypominamy, że dla organizacji ważne są wszystkie miejsca spotkań, nie tylko sale konferencyjne i szkoleniowe” – mówi Aleksandra Krawsz z Kinnarps. W warszawskim biurze tej firmy pracuje 35 osób, mają do dyspozycji sześć sal konferencyjnych i bywają dni, że wszystkie są zajęte! Wówczas pracownicy korzystają ze stojących w korytarzach hokerów, lunch roomów, a nawet elementów ekspozycji.
Niezależnie od charakteru i rangi, miejsca spotkań powinny być dobrze wyposażone i przygotowane na rozwiązania, które przyniesie przyszłość.


Z drugiej strony, nowe technologie teleinformatyczne znacząco zmieniły sposób pracy wielu ludzi, zwiększając liczbę mobilnych pracowników. Zaczęto się więc zastanawiać, jak w związku z tym należy zaaranżować przestrzeń, aby poprawić komunikację między pracownikami, coraz rzadziej przebywającymi w biurze. Nie ulega bowiem wątpliwości, że będziemy rzadziej pracować za biurkiem.  A w takiej sytuacji pokusa zredukowania przestrzeni będzie więc dla wielu pracodawców bardzo silna.


Nie powinno się to jednak odbywać kosztem miejsc, w których można wymienić się informacjami i pomysłami, uczyć się od siebie, rozwiązywać problemy, tworzyć i podtrzymywać więzi, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji.
W takich czasach sprawdzą się z pewnością meble modułowe, takie jak Bene PARCS, których elementy można ze sobą łączyć w dowolny sposób, dostosowywać do różnych potrzeb i środowisk.

Biura przyszłości

Mimo że świat pracy staje się coraz bardziej wirtualny i mobilny, a może właśnie dzięki temu, takie realne miejsca spotkań, w których krzyżuje się wiedza oraz talent, będą nadal potrzebne. Dają bowiem pracownikom poczucie stabilizacji, sprzyjają utożsamianiu się z firmą, poprawiają komunikację i wymianę informacji.
W idealnie zaaranżowanym środowisku pracy będzie panowała atmosfera spontaniczności, sprzyjająca twórczej pracy zespołowej i dobremu samopoczuciu. Biuro przyszłości to jedno wielkie miejsce spotkań.