Starsi pracownicy potrzebują więcej światła, ciszy i wygody. Jak zaprojektować biuro, aby uwzględnić potrzeby tych osób, których będzie przybywać?

Tekst: Joanna Nikodemska - magazyn "Focus"

Do 2050 roku prawie połowa dorosłych obywateli Unii Europejskiej będzie miała ponad 50 lat. Szybszy postęp technologiczny, wyższa stopa życia i lepsza opieka medyczna sprawiły, że jesteśmy zdrowsi i żyjemy coraz dłużej. Ponieważ mniej ludzi rodzi się niż umiera, nasza populacja naturalnie się starzeje. Ten proces demograficzny pociąga za sobą wiele konsekwencji, wpływających praktycznie na każdą sferę życia. Kryzys w systemach emerytalnych wielu krajów rozwiniętych sprawił, że przesunięcie wieku emerytalnego i praca po jego przekroczeniu stały koniecznością. Od tego nie uciekniemy, dlatego już teraz trzeba zadbać o to, aby seniorzy mogli jak najdłużej pozostać aktywni zawodowo i jak najlepiej tę pracę tolerowali. Zwłaszcza że, ze względu na zdobyte doświadczenie, przynoszą swoim pracodawcom najwięcej korzyści. W przeciwieństwie do młodych ludzi, przy wyborze pracy nie kierują się doraźnym zyskiem – są więc mniej mobilni i bardziej lojalni wobec pracodawcy, ich sytuacja rodzinna jest ustabilizowana, dzieci odchowane. Wiedzę i doświadczenie takich pracowników na Zachodzie ceni się jak nigdy dotąd – odgrywają ważną rolę w procesie szkolenia młodszych pokoleń, w dobrze rozwiniętych branżach gospodarczych stanowią już 25–50% pracowników. To pociąga za sobą konieczność zmian w strukturze pracy, które uwzględniałyby specyficzne potrzeby, metody i sposób pracy seniorów.


Projekt biura a wydajność pracy
Badania nie wykazały związku pomiędzy wiekiem a jakością pracy, mimo to często dochodzi do dyskryminacji zawodowej osób starszych. Panuje natomiast niska świadomość zależności pomiędzy projektem biura a wydajnością pracy i jej jakością. Niewielkie jest też pojęcie o dynamice pracy osób starszych i ich potrzebach, które należy uwzględnić przy projektowaniu biura. Jakie materiały i rozwiązania mogą zwiększyć poczucie komfortu, czyniąc biuro bardziej przyjaznym, a pracę wydajną? Tym zagadnieniom poświęcono projekt „Welcoming Workplace”, w którym uczestniczyło 80 pracowników wiedzy w wieku powyżej 50 lat z dużych firm Wielkiej Brytanii, Japonii i Australii.
Uczestnicy badania stwierdzili jednoznacznie – jednolite biuro już się nie sprawdza. Biuro typu open space nie ułatwia pracy i utrudnia koncentrację, głównie ze względu na hałas. Starsi pracownicy czują się w nim, jakby byli „własnością publiczną”, system hot deskingu postrzegają jako szkodliwy i utrudniający zarówno współpracę (rozerwanie więzi grupowych), jak i pracę indywidualną (zatłoczenie i hałas).
Okazało się też, że starsi pracownicy biurowi przez wiele lat rozwinęli własne sposoby pracy, które pomagają im zoptymalizować wydajność, takie jak archiwa czy plansze. Tego w wielu nowoczesnych biurach nie bierze się pod uwagę, sprowadzając pracę biurową wyłącznie do obsługi komputera.
W większości biur typu open space pracownicy mają niewielki wpływ na takie parametry jak oświetlenie, temperatura, nawiew i akustyka. Tymczasem starsi pracownicy mogliby bardzo skorzystać na możliwości dostosowania warunków do swoich potrzeb, co polepszyłoby efektywność ich pracy. Badania wykazały też, że chętnie korzystaliby z możliwości wyboru rodzaju stanowiska pracy, stref ciszy i odpoczynku.
Uczestnicy badania byli na ogół w dobrej formie. Wierzyli, że praca pomaga im pozostawać sprawnymi fizycznie i mentalnie. Najbardziej motywujące okazały się dla nich warunki pracy łagodzące dolegliwości, które nie wpływają znacząco na jakość pracy, jednak są uciążliwe, takie jak pogorszenie wzroku i słuchu, bóle i zmęczenie.

Więcej odpowiedniego światła
Wzrok pogarsza się z czasem na różne sposoby: zmiany zachodzą na poziomie ostrości, postrzegania głębi i widzenia obwodowego. Obecnie muszę nosić okulary do czytania, ale nie mogę wtedy patrzeć na monitor, wszystko staje się rozmazane… Światło też mnie czasami rozprasza. Muszę często podnosić i opuszczać rolety; Jednolite światło działa na mnie zniechęcająco; Przy świetle dziennym pracuje się przyjemniej i człowiek czuje się lepiej – tych kilka wypowiedzi dowodzi, jak wielkie znaczenie ma dla komfortu pracy oświetlenie. Starsi pracownicy podkreślają, że oślepiające światło padające przez okno lub z monitora pogarsza ich zdolność widzenia. Mają problemy z czytaniem z pewnej odległości i przy słabym oświetleniu. Wraz z wiekiem klarują się indywidualne preferencje odnośnie oświetlenia, słabnie natomiast zdolność przystosowywania się do gorszego światła.
W badaniu „Welcoming Workplace” przeanalizowano działanie instalacji kontrolowanego systemu światła fluorescencyjnego Dynamic Lighting, który pozwala pracownikom miejscowo ustawiać i regulować źródła niebieskiego i żółtego światła, które naśladują naturalny rytm pracy oraz charakter danego zadania.
Światło naturalne jest lepsze od sztucznego. Przy projekcie biurowców należy więc zwrócić szczególną uwagę na ilość szyb i ich ustawienie (ważne, żeby móc kontrolować moc blasku szyb).
Światło otoczenia powinno być zapewnione na poziomie właściwym dla wykonywania danego zadania. Korzystne może być zmniejszenie poziomu światła otoczenia, które i tak wspomagane jest oświetleniem punktowym przy biurkach. Tam, gdzie to możliwe, powinno się dostosować rozwiązania oświetleniowe do indywidualnych potrzeb pracowników – starsi z nich szczególnie skorzystają z opcji indywidualnej regulacji oświetlenia.


Cisza sprzyja pracy
Na ogół słuch zaczyna się pogarszać po 40. roku życia. Coraz gorzej znosi się wyższe częstotliwości dźwięków, coraz trudniej rozpoznać konkretny głos na tle innych. Pracownicy powszechnie narzekają na brak miejsc, które umożliwiałyby pracę wymagającą skupienia.
W projekcie „Welcoming Workplace” przetestowano instalację dwóch systemów akustycznych. Future Acoustic oferuje oprogramowanie połączone z mikrofonem i głośnikami, dzięki któremu można przekształcić szum tła w zbiór łagodnych dźwięków ułatwiających koncentrację. Natomiast Rain Curtain to ścianka działowa wypełniona wodą. Dźwięki, jakie emituje, są spokojne i kojące, co pomaga złagodzić charakter hałaśliwego biura open space. Oba projekty zostały ocenione pozytywnie, zwłaszcza przez starszych pracowników, dla których szum tła to największa przeszkoda w pracy, co wielokrotnie podkreślali w badaniu: Tak naprawdę to nikt nie zachowuje się głośno, ale np. ktoś rozmawia przez telefon, ktoś inny podchodzi do niego, żeby porozmawiać. Zwykle chodzi o sprawy związane z pracą. Nieraz prowadzi się nawet osiem rozmów jednocześnie.
Z badań wynikają konkretne zalecenia dotyczące akustyki. Czynności, którym towarzyszy spory hałas, np. drukowanie czy kopiowanie, powinny odbywać się w osobnych pomieszczeniach lub przynajmniej odseparowanych za pomocą systemów działowych. Hałas można częściowo przytłumić poprzez zastosowanie akustycznych sufitów, dywanów, ścianek i paneli pochłaniających dźwięk – bez nich rozmowy byłoby słychać z odległości 15–20 m, która zmniejsza się do 7–10 m przy zastosowaniu paneli akustycznych (najlepsze efekty dają panele o wysokości co najmniej 165 cm). Ważny jest też dobór materiałów – efekt pogłosu najskuteczniej zmniejszają materiały absorbujące, lekkie, natomiast materiały, które najlepiej blokują dźwięk to materiały gęste i grube. Należy też zwracać uwagę na odległość pomiędzy stanowiskami, wyznaczyć strefy cichej pracy i udostępniać pomieszczenia, w których można np. prowadzić rozmowy prywatne.
Warto zapewniać pracownikom wiedzy dostęp do miejsc, gdzie będą mogli pracować w skupieniu i spokoju. To mogą być oddzielne pokoje lub miejsca wydzielone, z dala od kuchni, stołówki, drukarek czy pokojów socjalnych. Wiele osób w badaniu „Welcoming Workplace” powtarzało, że bardzo łatwo się rozprasza: Nie można przecież być dostępnym dla każdego, a jednocześnie skupiać się na własnej pracy; Pracuję w biurze typu open space i przyznaję, że nie cierpię go. Kiedy korzystałem z biura mojego przełożonego, pracowałem efektywniej. Teraz pracuje mi się gorzej.

Ergonomia fizyczna
Oznaki starzenia się oraz utrata niektórych zdolności zaczyna się pomiędzy 40. a 50. rokiem życia. Dotyczy to utraty siły mięśni, zmniejszenia sprawności układu ruchowego, trudności w utrzymaniu prawidłowej postawy. Z wiekiem kręgosłup „skraca się” o kilka centymetrów i biurka projektowane dla młodych ludzi mogą nie być wygodne dla seniorów. Tutaj nieocenioną rolę odgrywają meble, które można dostosować do własnych wymagań. W badaniu „Welcoming Workplace” przetestowano serię ergonomicznych biurek i foteli z możliwością regulacji wysokości. Badanie wykazało, że wszelkie opcje regulacji, których nie używa się intuicyjnie, nie używa się wcale. Sprawdzają się natomiast sofy, które można rozłożyć do postaci leżanek i biurka z opcją regulacji wysokości.
Dobrze też tworzyć okazje, które zachęcałyby do częstszej aktywności fizycznej, np. schody równie łatwo dostępne jak winda, wyjście na zewnątrz budynku, na taras.
Warto zachęcać pracowników do przemieszczania się w ramach wykonywanych obowiązków pomiędzy różnymi stanowiskami przeznaczonymi do pracy z informacjami, co wymusza więcej aktywności fizycznej i pomaga uniknąć siedzącego trybu pracy (ruch stymuluje mózg).

 
Dobre samopoczucie
Wraz z wiekiem w organizmie zachodzą zmiany w percepcji mentalnej – pogarsza się szybkość myślenia, podzielność uwagi, przetwarzanie informacji i orientacja przestrzenna. Badania wykazały, że starsze osoby miewają problemy w odnalezieniu się w przestrzeni i potrzebują więcej czasu lub wskazówek, aby sobie poradzić (Wciąż się gubię, wszystkie piętra wyglądają tak samo).
Brak elastyczności psychologicznej zwiększa się z upływem wieku, przez co starsze osoby szybciej tracą cierpliwość przy obcowaniu z przedmiotami bądź usługami, które nie zostały im wystarczająco jasno wytłumaczone. Dlatego szkolenia, zwłaszcza z branży IT, powinny być dostosowane do potrzeb starszych pracowników – najlepsze efekty dają zajęcia indywidualne.
Środowisko biurowe może przyczynić się do utrzymania dobrego stanu zdrowia starszych pracowników i pozytywnie wpływać na ich samopoczucie. Godność i szacunek są tak samo ważne dla dobrego samopoczucia, jak ergonomia pracy. Oznacza to, że wszelkie obiekty na terenie biura powinny uwzględniać potrzeby starszych pracowników, którzy szybciej się męczą (Po południu robię się śpiący, tak ok. 16.00, przeważnie wtedy, gdy robię dość nudne rzeczy. Przydałaby mi się półgodzinna drzemka za dnia). Biura zaprojektowane bardziej elastycznie mogą w znaczny sposób utrzymać dobrą atmosferę w pracy. Jeśli znajdą się w nich miejsca wypoczynku i relaksu, pomoże to utrzymać im dobrą kondycję, zredukować poziom zmęczenia i liczbę zwolnień chorobowych, a koszty poniesione na wprowadzenie zmian w biurze mogą być szybko zrównoważone dzięki efektywniejszej pracy.

Strefy współpracy
W biurach często brakuje miejsc do swobodnej pracy grupowej, w których można nie przejmować się robieniem zamieszania. Sal konferencyjnych jest zwykle za mało i wiecznie są zajęte. Lepsze jest studio, które można zarezerwować nawet na tydzień lub miesiąc, aby móc porozkładać tam notatki i nie przejmować się porządkiem. Przestronne, wyposażone w tablice, papier, przybory do pisania, sprzęt audio i foto, ruchome meble, elastyczne stanowiska pracy i regulowane oświetlenie, które można dostosować do danej pory dnia, tworząc odpowiedni nastrój. O potrzebie istnienia takich miejsc świadczą wypowiedzi uczestników badania „Welcoming Workplace”: Proces rezerwacji sal to koszmar – tyle procedur i kodów…; Od czasu do czasu ma się ochotę na nieco bardziej prywatną rozmowę… Zapraszam więc współpracowników na kawę, ponieważ wtedy mam większe poczucie prywatności niż w sali, gdzie pracujemy.

Kontemplacja w ciszy
Starsi pracownicy gorzej znoszą presję czasu. Jeśli muszą pracować w tempie ludzi młodszych, popełniają więcej błędów. Dlatego powinni sami organizować sobie pracę i robić przerwy, kiedy poczują się zmęczeni. Wypowiedzi uczestników badania pokazały, że w biurach nie uwzględnia się tych potrzeb. Nie ma takiego miejsca, gdzie można by było w spokoju znaleźć chwilę dla siebie. W oszklonej sali konferencyjnej każdy może cię zobaczyć. Przydałby się chociaż jeden dyskretny pokój; Niektórzy chętnie udaliby się do jakiegoś zacisznego miejsca, żeby spokojnie porozmyślać.
Wszyscy pracownicy powinni mieć nieograniczony dostęp do miejsca, w którym mogliby odpocząć i wyciszyć się – odseparowanego od reszty biura, pozbawionego nadzoru, z możliwością łatwej aranżacji. Dobrze sprawdzają się tworzywa naturalne, rośliny, woda, tkaniny czy regulowany system oświetlenia. Takie pomieszczenie powinno być zupełnie inne niż cała reszta biura, powinno przypominać dom.
Zmiany demograficzne z pewnością wpłyną na profil pracowników wielu instytucji, jednak zatrzymanie w pracy starszych pracowników może okazać się wielką korzyścią, pod warunkiem, że zostaną im stworzone odpowiednie miejsca do pracy, uwzględniające ich potrzeby. „Welcoming Workplace” pokazało, w jaki sposób elastyczne, uniwersalne stanowisko pracy może ułatwić i usprawnić pracę we współczesnych biurach. Warto położyć większy nacisk na pracę indywidualną i możliwość pracy w skupieniu. Firma, która chce odnieść sukces, musi zapewnić swoim pracownikom możliwość pracy w różnym stylu oraz udostępnić miejsca przeznaczone na odpoczynek i koncentrację. Biuro powinno być dostosowane do pracowników, a nie odwrotnie.


Tekst m.in. na podstawie materiałów firmy Kinnarps
*Badania „Welcoming Workplace” są częścią projektu „Designing for the 21st Century”. Zostały przeprowadzone przez Helen Hamlyn Centre przy Royal College of Art w Londynie, we współpracy z partnerami z Instytutu Nauki Użytkownika Uniwersytetu Kyushu w Japonii oraz z Wydziału Architektury, Budowy i Planowania Uniwersytetu Melbourne w Australii.
Projekt był wspierany przez kilku partnerów z branży handlowej: Kinnarps, Logitec i Future Acoustic.
Więcej na: www.welcomingworkplace.com