Tekst: Izabela Kamińska

Hewlett-Packard jest największą firmą informatyczną świata. Powstała w 1939 roku w Palo Alto w Kalifornii, gdzie do dziś znajduje się jej główna siedziba. Firmę założyło dwóch absolwentów uniwersytetu Stanford: Bill Hewlett i Dave Packard. Obecnie marka zatrudnia około 321 tysięcy osób na całym świecie i zajmuje się produkcją m.in. komputerów osobistych, serwerów, drukarek i urządzeń poligraficznych, oraz działa jako dostawca usług IT.

Globalność

HP prowadzi działalność w ponad 170 krajach i zajmuje się opracowywaniem technologii i usług usprawniających funkcjonowanie przedsiębiorstw. Ułatwia także codzienne życie indywidualnych klientów. Pomaga w osiąganiu większej wydajności, w rozwiązywaniu problemów oraz wykorzystywaniu możliwości, jakie daje współczesna technologia. Dzięki zaangażowaniu, wdrażaniu nowych systemów i doświadczeniu tworzy coraz prostsze, a zarazem lepsze rozwiązania.

Firma bardzo prężnie działa także w Polsce. W Warszawie przy ulicy Szturmowej zlokalizowana jest jej główna siedziba, która zajmuje powierzchnię ponad 10 200 metrów kwadratowych. Biuro odpowiada za sprzedaż produktów i usług HP na terenie kraju, a także mieści Centrum Szkoleniowe i Laboratorium Rozwiązań Systemowych, gdzie odbywają się seminaria oraz pokazy produktów i rozwiązań HP. Siedziba na Szturmowej funkcjonuje od 2001 roku, ale dzięki poddawaniu jej stałym reorganizacjom nie traci na funkcjonalności oraz odpowiada na bieżące potrzeby firmy i zachodzące w niej nieustannie zmiany.


Strategia World-Class Workspace

Wraz z pojawianiem się nowych potrzeb i wprowadzaniem innowacyjnych technologii, standardy oraz zasady wykorzystania przestrzeni w HP również ulegały zmianom. W wyniku długoletnich doświadczeń, powierzchnie biurowe przeobrażały się, zmieniały się priorytety, podejście do planowania, wykorzystania powierzchni i jej funkcjonalności. Powstawały liczne programy i narzędzia wspierające projekty reorganizacji biur HP. Takie inicjatywy zostały wdrożone we wszystkich lokalizacjach HP na świecie.

Obecnie firma staje w obliczu nowych wyzwań, a zapewnienie elastycznej i optymalnie wykorzystywanej powierzchni, dostosowanej do potrzeb pracowników, to obok optymalizacji kosztów jeden z głównych aspektów nowej inicjatywy HP – Global Workplace Initiative. Ten globalny program ma na celu stworzenie jak najlepszych pod każdym względem rozwiązań w zakresie organizacji powierzchni biurowych HP.

Mobilność

Nowy sposób pracy oparty na open space i mobilności pracowników początkowo był bardzo niechętnie przyjmowany, zwłaszcza przez pracowników amerykańskich. Dopiero kilkuletnia próba czasu, a także liczne szkolenia wskazały, iż w przypadku firmy HP taki model daje najlepsze rezultaty.


Warszawska siedziba już w roku 2001 była modelowym biurem w Europie, które wdrożyło podział strefy biurowej open space na dwie części: mobilną (free address space) i dedykowaną (dedicated space). Przestrzeń podzielono pomiędzy osoby pracujące w biurze cały dzień, ponad 80% czasu, a pracowników mobilnych, którzy dużo podróżują, jeżdżą do klientów lub pracują z domów. Przestrzenie mobilne, poza kolorem foteli i wielkością biurek, nie różnią się od pozostałej części biura, ale umieszczone w nich biurka nie mają stałych właścicieli.

Stworzenie stref mobilnych nie ogranicza się tylko do wstawienia kolejnych biurek. Bardzo ważne było właściwe rozplanowanie przestrzenne, połączenie odpowiednich działów oraz wygospodarowanie miejsca na szafki, ponieważ każdy pracownik mobilny, mimo że nie posiada przydzielonego stanowiska, musi mieć własną zamykaną szafkę.

Funkcyjne dzielenie biura dziś stosowane jest w wielu firmach, jednak HP było pionierem w tej dziedzinie. Przez długi czas siedziba na Szturmowej cieszyła się ogromnym zainteresowaniem, a funkcjonowanie we wspólnej otwartej przestrzeni pracowników, managerów i prezesa wywoływało duże zaskoczenie.


Elastyczność

Całe biuro podzielone jest na strefy odpowiadające różnej specyfice pracy. Mieszają się tu różnego rodzaju przestrzenie, takie jak office (open space), powierzchnie wspólne (office support), a także powierzchnie przeznaczone dla klientów. Przestrzeń wspólna odgrywa bardzo ważną rolę w komunikacji wewnętrznej. To miejsce spotkań, rozmów, pracy. Kuchnie, e-cluby, budki telefoniczne, salki konferencyjne czy print cornery zostały stworzone przede wszystkim ze względu na komfort pracy pracowników. Dzięki takiej różnorodności i elastyczności przestrzeni biurowej, pracownicy mają wybór miejsca pracy i nie są ograniczeni tylko do biurka. Mobilność pozwala wykorzystywać atuty powierzchni, a dostępne technologie (np. WLAN), gwarantują niezależność i swobodę pracy.

Otwartość

Firma bardzo liczy się z opinią pracowników – mają możliwość przedstawiania uwag dotyczących miejsca, w którym pracują, proponowania zmian i ulepszeń. Swoje zdanie na temat powierzchni biurowej, środowiska i warunków pracy mogą wyrażać na przykład za pomocą przeprowadzanych corocznie ankiet. Taka wiedza jest niezwykle cenna i pozwala na perfekcyjne dostosowanie przestrzeni, tak by była użyteczna i wygodna, aby spełniała oczekiwania pracowników.

Etykieta pracy

Komfort działania w open space w dużym zakresie zależy od samych pracowników. Przestrzeganie określonych zasad pozwala na pracę w pełnej symbiozie. By uświadomić pracownikom problemy, jakie towarzyszą pracy w open space np. problem hałasu oraz sposoby przeciwdziałania, stworzono inicjatywę Workplace Etiquette, czyli zbiór reguł obowiązujących w przestrzeni open space. Pracownicy sami muszą odnaleźć w sobie potrzebę odpowiedniego zachowania, dlatego ta idea nie jest narzucana, a promowana, na przykład poprzez kampanie plakatowe.

Systemowość

Przestrzeń wypełniają głównie gotowe linie mebli biurowych. Są to modele wynikające z określonych standardów, które sprawdzają się we wszystkich typach biur HP na świecie. Z góry narzucone normy są pewnym ogranicznikiem, ale gwarantują również spójny wizerunek i układ biur HP na całym świecie. Ze względu na zatrudnienie dużej liczby pracowników konieczne było wybranie takich form i systemów meblowych, które spełniają wymogi powierzchniowe i łatwo dostosowują się do układu przestrzennego. Ważne jest także, aby zastosowane meble nie wymagały częstych wymian z powodu przeciętnej jakości materiałów czy zmieniającej się mody. Dlatego zdecydowano się na meble z najwyższej półki, posiadające doskonałą trwałość: rozwiązania Steelcase oraz Kinnarps.

Funkcjonalność

Wiodącym projektem biura na Szturmowej zajmowało się biuro architektoniczne APA Wojciechowski. Od tamtego czasu minęło już dziewięć lat i przestrzeń była poddawana licznym modyfikacjom. Zachodzące zmiany nie wymagały jednak gwałtownych transformacji. Bazowały na tym samym projekcie, który był dostosowywany do nowych standardów, dlatego przeprowadzano je bez udziału projektanta wnętrz.

Zasadniczą rolę w takich modyfikacjach sprawuje space planner odpowiedzialny za dwa duże regiony w Europie, pracownik HP z Republiki Czeskiej – Jiri Tot. Nie zajmuje się on wystrojem wnętrza, a rozmieszczeniem, układami, powiązaniami i zgodnością ze standardem. To osoba, która doskonale zna strukturę firmy i potrafi odpowiadać na jej potrzeby.

Innowacyjność

HP dokłada wszelkich starań, by jej działania opierały się na progresywnym podejściu do klienta, również poprzez innowacyjne zagospodarowanie przestrzeni biurowej. Dlatego w Polsce, w siedzibie na Szturmowej, rusza projekt stworzenia nowoczesnego centrum rozwiązań HP, głównego w regionie Europy Centralnej i Wschodniej, w którym klienci HP, partnerzy oraz sami pracownicy będą mogli uczestniczyć w licznych seminariach i prezentacjach najnowszych produktów i technologii HP. Projekt ten stanowi duże wyzwanie również dla projektantów wnętrz. HP chce stworzyć niepowtarzalne i nowoczesne miejsce, zarówno pod względem aranżacji przestrzeni, jak i wykorzystywanych technologii.

Ekologia

Troska o środowisko jest nieodłącznym elementem funkcjonowania firmy, dlatego wdraża wiele programów i akcji mających na celu między innymi oszczędność energii, recykling i utylizację sprzętów, redukcję zużywania papieru. HP organizuje zbiórki sprzętów do utylizacji dla swoich pracowników, klientów, ale także dla pozostałych firm, które użytkują biurowce przy Szturmowej. Aby drukować oszczędniej, taniej, ekologiczniej i jak najszybciej, powstał program HP Office Print, który minimalizuje ilość drukarek, zmniejsza zużycie papieru oraz materiałów eksploatacyjnych.

Rozsądne rozplanowanie przestrzeni biurowej oraz ograniczenie jej powierzchni, znacznie redukuje zapotrzebowanie i zużycie energii do jej ogrzania i oświetlenia, a także ilość mebli do jej zagospodarowania. Poza tym zastosowanie wysokiej jakości elementów wyposażenia pozwala na długie ich użytkowanie.

Promowanie zdrowego stylu życia, segregacja śmieci, recykling, oszczędność energii elektrycznej, wody, redukcja wysyłania gazów cieplarnianych do atmosfery… Dla każdego z tych aspektów firma stworzyła odrębny program. Takie standardy dotyczą nie tylko biur, lecz także fabryk. Firma czuje odpowiedzialność w zakresie ochrony środowiska, o czym świadczą liczne nagrody i udziały w wielu kampaniach.