Natura briefingu

Briefing to słowo, które ma wiele znaczeń. W kontekście tych artykułów, briefing jest procesem podlegającym ciągłej ewolucji, liczącym się z potrzebami organizacji i wychodzącym naprzeciw misji oraz celom. To formułowanie i rozwiązywanie problemów, radzenie sobie z zachodzącymi zmianami, opracowywanie rozwiązań, analizowanie i testowanie i stopniowe dostosowywane się do założonych wymagań. Briefing to proces omawiania opcji i wymagań, zaś brief to produkt tego procesu. Definicja wykracza poza wyobrażenia.

Czasami briefing to spotkanie, podczas, którego podawane są instrukcje (brief) i założenia projektu, w celu przedstawienia rozwiązań. Takie rozwiązanie „zrób to i daj mi znać kiedy skończysz” jest pewnego rodzaju ograniczeniem dla potencjalnego klienta.  Nie dostarcza możliwości omawiania projektu na bieżąco. Klient jest często pospieszany w podejmowaniu decyzji i straszony, że kolejne zmiany to kolejne koszty i opóźnienia w realizacji projektu. Klient może też mieć poczucie, że oczekuje się od niego większej wiedzy dotyczącej samej budowy i realizacji planów niż tak naprawdę potrzebuje.

Rozdział ten pokaże ramy, których powinien się trzymać klient, aby przejść przez proces briefingu. Oczywiście to nie gwarantuje sukcesu. Pokazuje zaś jak ważne jest ustalenie potrzeb przed przygotowaniem właściwego projektu i przejrzystość celów przed szczegółowym projektowaniem. Po ukończeniu projektu sprawdzany jest poziom realizacji oczekiwań. Ten proces musi mieć miejsce podczas realizacji każdego projektu, bez względu na jego skalę.

Klienci staja się co raz bardziej wymagający i zdają sobie sprawę z tego czy dany budynek będzie spełniał ich oczekiwania. Kiedyś briefing był traktowany jako dodatek, którym zajmowali się architekci obiecując swoim klientom, że wszystko odbędzie się według planu. Dziś briefing odgrywa istotna rolę, a spotkania podczas których ma miejsce omawianie założeń danego projektu są nieodzowne. Rośnie świadomość.  

W czasie ciągłych zmian briefing jest uważany jako narzędzie, dzięki któremu można osiągać większą przejrzystość i przewidywalność. Dla klientów fakt, że budynek może odpowiadać na zmiany w przewidywalny sposób jest ważny, na przykład może dostosowywać biura do pracy indywidualnej czy grupowej lub też wynajmować je innym.

Problemem może być automatyzacja i informatyzacja biur. To częsty konflikt zachodzący między człowiekiem a maszyną jak twierdzi Lisanne Bainbridge. W wielu przypadkach, gdy człowiek zdaje się być niewystarczający, próbuje się go zastąpić maszynami. Jak ironizuje L. Bainbridge to może doprowadzić do katastrofy. Architekt wyeliminowuje ludzi, ale jednocześnie nie wie jaką technologią ich zastąpić.  I tu nasuwa się pytanie kto powinien kontrolować kogo? Briefing daje taką możliwość. Można przekazać kontrolę klientowi nad elementami dla niego istotnymi. Natura projektu jest postrzegana inaczej przez klienta, projektantów i zespoły zadaniowe. Dla klienta istotne staje się powodzenie danego przedsięwzięcia. Dla właściciela supermarketu najważniejsze będzie zaspokojenie potrzeb jego klientów. Budynki to ludzie i technologia informacyjna, to część całego biznesu. Dla projektantów to seria projektów, które muszą być wykonane na czas w założonym budżecie. Oczekiwania każdego z uczestników projektu są inne i złożone, dlatego włączenie do projektu poszczególnych oczekiwań jest tak istotne, a sprzyjać temu ma właśnie briefing.



Wartości kulturowe

Istnieje związek między organizacją a kulturą i pomiędzy kulturą a budynkiem. Rola kultury w tworzeniu firm jest ważna, bo pracownicy czują się bezpiecznie i pracują na sukces marki. Kultura ma wpływ na organizację, począwszy od sposobu kierowania ludźmi, wyglądu środowiska pracy aż po to w jaki sposób budynek jest wykorzystywany. Kształtuje również system wartości. Środowisko odzwierciedla kulturę, może ją wzmacniać i tworzyć komunikację przez to w jaki sposób jest ukształtowana, zarządzana, zaprojektowana i wykorzystana. Kultura miejsca pracy to efektywniej wykorzystany czas pracy ( od jednej do dwóch godzin) przez każdego z pracowników. Aby to umożliwić trzeba spójności i harmonii takich elementów jak rozmieszczenie np. biurek, technologia, zarządzanie stylami pracy i filozofia. Organizacje o silnie ukształtowanej kulturze takie jak The Body Shop czy kościół zapewniają stabilność przez swoją strukturę, standardy i system wartości. Kultura jest trudna do zidentyfikowania, bo jest nienamacalna i brana za coś oczywistego, bo jest systemem kodów i norm danej firmy, widoczna jest tylko wtedy kiedy jakieś zasady są złamane. A więc zidentyfikowanie pewnych kluczowych elementów sprawia, że kultura danej firmy będzie unikalna. Właśnie briefing ma sprzyjać odszukiwaniu takich elementów, z pozoru niewidocznych.

Decydujące kwestie w briefingu

Studium przypadku: istota priorytetów

Pewna firma biotechnologiczna rozpoczęła budowę nowych obiektów, wraz z małymi i większymi laboratoriami. Jej celem było wprowadzenie nowych technologii, w celu osiągania większych zysków; oczywiście przy jednoczesnym szybkim zwrocie kosztów tej inwestycji. Podczas budowy projektanci zmieniali kilkukrotnie położenie sieci kanalizacyjnej jak i również miejsce okien i drzwi. Okazało się, że za to wszystko ma zapłacić klient, chociaż zmiany te nie miały większego wpływu na efektywność. Kiedy pytał jaki ma to wpływ na wykorzystanie technologii informacyjnej udzielali wymijających odpowiedzi, a jemu samemu fundowali bezsenne noce. Chociaż architekci mieli informacje o tym jakiego rodzaju jest to przedsięwzięcie to raczej rola technologii została umniejszona. Potem klient stwierdził, że gdyby ta technologia nie działała jego firma nie miałaby racji bytu.

A zatem jasne definiowanie celów jest bardzo istotne. W powyższym przykładzie widać, ze zrozumienie natury jego firmy było kluczowe. Jednak najwidoczniej nie ustalono w tym przypadku priorytetów. Skupiono się na samym budynku, a nie na potrzebach klienta.

Czasem ustalenie priorytetów jest trudne, zwłaszcza gdy temu etapowi poświęci się mniej czasu. Początkowe stadium briefingu ma za zadanie właśnie ustalenie tych priorytetów. Projekt musi być sprawdzany pod względem tych celów podczas tworzenia i bezpośrednio po nim. To ułatwi komunikację między klientem a projektantem. Wiele projektów cierpi z powodu nie zbyt dużej ilości czasu poświęconego na ten etap, a nie jest to czas stracony.

Firma biotechnologiczna posiadała budynek, które nie spełniał jej oczekiwań, był stary, nie zbyt duży i trudny do adaptowania zachodzących zmian. Informacja zwrotna o tym jak działa ta firma w starym systemie była nieodzowna do tworzenia zmian. Stara firma stała się punktem odniesienia dla nowego projektu. Dała jasne wytyczne co się sprawdziło, a co nie. Podczas tworzenia nowego budynku brakowało doświadczeń z projektowania starego, bo firma ta nie była wykonawcą poprzedniego; co jest niestety regułą w wielu przypadkach. Te informacje zwrotne są bardzo ważne do odniesienia sukcesu i krytyczne dla procesu tworzenia briefingu.

Briefing to czerpanie wiedzy z doświadczeń zarówno tych negatywnych jak i pozytywnych. Wartość informacji zwrotnej jest istotna dla wszystkich zaangażowanych w proces tworzenia od jednorazowego doświadczenia aż po sporadyczne i ciągłe programy tworzenia nowych obiektów.
Briefing to zdolność tworzenia równowagi dwóch odmiennych stron. Istotnym jest, aby je zidentyfikować oraz umożliwić spójne i zrozumiałe rozwiązania oraz dialog. Użytkownicy i inni znajdujący się po stronie wymagań będą prowadzić rozmowy dotyczące samego biznesu w danej organizacji, ci zaś po stronie zaopatrzenia o konstrukcji używając języka technicznego. Projektanci będą się komunikować za pomocą wykresów, rysunków i zdjęć, podczas gdy użytkownicy będą opierać się na raportach. Interesy użytkowników będą się zmieniać wraz z projektem, pozostawiając sobie otwartą furtkę tak długo jak to możliwe. Ci po stronie zaopatrzenia będą chcieli wszystko pozamykać, aby wyeliminować jakiekolwiek ryzyko finansowe. Managerowie odpowiedzialni za briefing muszą znaleźć wspólny język miedzy tymi dwiema grupami. Istnieje niebezpieczeństwo, że cel nie zostanie osiągnięty. To zdarza się często w przypadku gdy cele są niezbyt jasne lub zdają się przejrzyste, ale są ambiwalentne i proces podejmowania decyzji kuleje.

Efektywne podejmowanie decyzji

Efektywne podejmowanie decyzji to podpora efektywnej strategii briefingu. Świadomość kiedy i jakie decyzje powinny być podjęte to klucz do sukcesu. Istnieje często konflikt pomiędzy tymi, którzy chcą pewne decyzje „zamrozić” a tymi, którzy pewne kwestie chcą pozostawić otwarte. Dobry briefing ma zapewnić porozumienie między potrzebami biznesu, projektantów a wykonawców. Istnieją trzy warstwy w procesie podejmowania decyzji: zbiorowa ( kiedy budować i gdzie), wydziałowa (taktyka) i indywidualna ( pojedyncze jednostki poszukują dużej swobody wyboru, bez ingerowania w środowisko innych pracowników)



Często decyzje są podejmowane w złym czasie. Podczas briefingu najpierw powinno się podejmować decyzje dotyczące struktury budynku, a dopiero potem te dotyczące wyposażenia.
Aby wspomóc proces podejmowania decyzji DEGW w 1972 zaproponowało model rozwiązań. Przedstawia on decyzje rozłożone w czasie, dotyczące samego budynku aż po wyposażenie (stoły, krzesła). Kontynuowanie tego procesu zapewnia ciągłość  i znajomość  organizacji.

Briefing to proces, który ukazuje interesy różnych grup. Aby ustalić współpracę między nimi potrzebna jest osoba za to odpowiedzialna tzw. projekt champion, który może promować dany projekt zarówno w danej firmie jaki i poza nią. Osoba, która trzyma się briefingu i podejmuje decyzje. To ona prowadzi projekt dla klienta.

Osiąganie sukcesu przez briefing

Istnieje sześć kluczowych obszarów ważnych dla briefingu:

1.Zdefiniowanie procesu i ustalenie ram do pracy.
2.Podejmowanie decyzji na czas, wtedy gdy to konieczne.
3.Zrozumienie ważności planu prac, czyli zrozumienie tego co ludzie potrzebują, odrzucenie starych zasad, które narzucały ludziom zadania.
4.Planowanie przyszłych zmian, uodpornienie się na to co nieuniknione jest elementem briefingu, pozwala na planowanie.
5.Jasna i zrozumiała komunikacja, jako że każda ze stron porozumiewa się innym językiem, innym mówią projektanci, innym biznesmeni a jeszcze innym klienci. Niebezpieczeństwem jest brak zrozumienia.
6.Informacja zwrotna to nauka wyciągnięta z doświadczeń, ważna dla samego obiektu jak i organizacji. Ważna aby zrozumieć jak poprowadzić projekty w przyszłości i zarządzać samym procesem briefingu.