Tekst: Maciej Markowski

W styczniu tego roku rozpoczęliśmy cykl artykułów o sztuce briefingu. Od tego czasu szukaliśmy przykładu budynku biurowego, który by powstał przy zachowaniu promowanych przez nas naczelnych zasad. Koniecznymi warunkami – dzięki, którym moglibyśmy zobrazować wszystkie etapy procesu i najszersze zastosowanie – były między innymi: wzniesienie na zlecenie firmy wolnostojącego budynku, który miał powstać w ostatnich latach, kiedy to wzrosło zaangażowanie w ekologiczność budowli. Niezbędny i znaczący był też udział pracowników we wszystkich etapach projektowania. Już teraz możemy powiedzieć, że nie są to wymagania, które spełnia wiele obiektów.
Jak to zwykle bywa, trafiliśmy na idealny przykład zupełnie przez przypadek. Po skontaktowaniu się z firmą Herman Miller, w celu obejrzenia nowości meblarskich tej marki, zostaliśmy zaproszeni do zwiedzenia ich siedziby w Wielkiej Brytanii. Już sam widok budynku obudził w nas nadzieję: czyżbyśmy wreszcie znaleźli odpowiednią historię?

VillageGreen – siedziba Hermana Millera

Noszący nazwę VillageGreen budynek, znajduje się w Methuen Park w Chippenham – małej miejscowości w okolicach Bristolu. Został zaprojektowany przez międzynarodową firmę architektoniczną Gensler i oddany do użytku w 2006 roku. Jak możemy przeczytać w prospekcie Hermana Millera, „Ten ekologicznie innowacyjny budynek dostarcza efektywnej i dynamicznej przestrzeni do pracy dla zatrudnionych tam osób, a także stanowi znakomity obiekt do przyjmowania gości. Budynek ten stanowi również żywe case study, obrazujące, jak dobrze zorganizowane miejsce pracy może usprawnić działanie zespołowe i komunikację wewnątrz organizacji.” Panująca w budynku atmosfera sugeruje, że można uznać powyższe stwierdzenia za prawdziwe. Jak widać na planie (Rys. 1.1), umiejscowienie działów zostało dogłębnie przemyślane – pracownicy, którzy często ze sobą współpracują, znajdują się w bezpośredniej bliskości.
W różnych miejscach budynku umieszczone są tablice prezentujące naczelne wartości firmy:
- ciekawość i odkrywczość
- efektywność
- zaangażowanie
- design
- związki
- lepszy świat
- przejrzystość
- fundamenty.




Niezwykle ciekawe jest uczynienie z głównej siedziby firmy „żywego case study”. Cała przestrzeń jest dostępna do zwiedzania – klienci firmy mają możliwość zobaczyć w rzeczywistej sytuacji sposób wykorzystania mebli i systemów biurowych Hermana Millera. O tym jak ważne jest to dla szefostwa firmy, niech świadczy cała strona prospektu dotyczącego budynku (rozdawanego wszystkim nowym pracownikom) z opisem zasad dress code i utrzymania porządku, tak by przestrzeń biurowa w każdej chwili była gotowa do pokazania, sfotografowania i przedstawienia – tu naprawdę uważa się, że biuro jest wizytówką firmy. Jak możemy przeczytać w materiałach promocyjnych budynku: „Nasze przestrzenie biurowe mają kilka podstawowych zadań do spełnienia. Mają pomóc nam wykonywać naszą pracę, działać jako skuteczne narzędzia w procesie sprzedaży i przede wszystkim pomagać nam w utrzymaniu najbardziej utalentowanych pracowników.”
Na parterze znajduje się też ogromna sala, gdzie można obejrzeć (i przetestować) wszystkie dostępne na rynku siedziska firmy. Przy zwiedzaniu obiektu, na każdym kroku zaskakuje nas fakt, jak wiele uwagi i przemyśleń poświęcono najdrobniejszym szczegółom funkcjonowania budynku. Było to możliwe, oczywiście, dzięki znakomicie przeprowadzonemu briefingowi (o którym napiszemy w dalszej części artykułu).

Podstawowe dane o budynku

Budynek VillageGreen, jako jeden z zaledwie kilku na świecie, uzyskał oba certyfikaty ekologiczne – zarówno europejską nagrodę BREEAM „Excellent” (Building Research Establishment Environmental Assessment Method), jak i przyznawaną przez amerykański US Green Building Council, LEED „Gold” (Leadership In Energy and Environmental Design). Niczego nie pozostawiono przypadkowi – jednym z zadań postawionych przed architektami było stworzenie budynku, który uzyska oba certyfikaty. Udało się to osiągnąć dzięki spełnieniu długiej listy wymagań. Między innymi tych poniższych:

- Naturalna wentylacja – skomputeryzowany system dostosowuje przepływ powietrza tak, że nie istnieje konieczność używania klimatyzacji;
- Zużyta woda jest filtrowana przed wydaleniem do kanalizacji;
- Energooszczędne lampy wyposażone są w sensory ruchu i automatyczny system wyłączania;
- Wszystkie farby, kleje, szczeliwa i dywany charakteryzują się minimalnym poziomem wydzielania toksyn;
- Wszystkie dywany są w pełni przetwarzane;
- 75% przestrzeni ma dostęp do naturalnego, dziennego światła, a 95% pracowników posiada miejsca „z widokiem”.

Pełen dostęp dla osób niepełnosprawnych jest oczywiście w dzisiejszych czasach standardem (lub przynajmniej powinien być). Zwraca także uwagę rozległy, wygodny parking.



Kultura pracy w budynku

Jak powiedział nam Steve Jackson, Facilities Manager w firmie Herman Miller: „Nasz styl pracy jest zdecydowanie zespołowy. Nasi pracownicy nie muszą pracować przez cały dzień samotnie, przy biurku. Bez problemu mogą się przenieść na inne stanowiska pracy. VillageGreen zaprojektowane jest z myślą o zwiększaniu częstotliwości przypadkowych spotkań – jest to środowisko pracy, w którym można podejmować szybkie decyzje. Dzięki bezprzewodowemu internetowi można pracować w atrium, w kafejce, bibliotece albo po prostu w naszym ogrodzie. Budynek jest także pełen przestrzeni gotowych do błyskawicznego przekształcenia w miejsce do spotkań.” Słowem: pracownicy mają dużą dowolność w wyborze swojego miejsca pracy, a co ważniejsze – bez problemu mogą formować zadaniowe zespoły. Budynek dostarcza im przestrzeni do maksymalnie efektywnego wykonywania postawionych przed nimi zadań.



Etapy briefingu u nich

Ciągłe wzmaganie zaangażowania – tablica, odwiedzanie placu budowy, konkurs na nazwę budynku (fotel aeron do wygrania).

Decyzję o przeprowadzce rzadko podejmuje się spontanicznie. Do kierownictwa firmy napływały liczne sygnały o tym, że używany budynek staje się uciążliwy dla zatrudnionych i nie spełnia wymaganych funkcji. Wśród pracowników Hermana Millera do dziś krążą zabawne anegdoty o przedstawicielach handlowych, którzy woleli raczej udawać, że firma nie ma swojej siedziby w Anglii, niż zabrać klientów do tego budynku.
Kiedy wreszcie podjęto decyzję o przenosinach, pierwszym krokiem było po prostu ogłoszenie chęci przeprowadzki – ponad dwa lata przed samą zmianą siedziby. To bardzo ważne, że rozpoczęto proces tak wcześnie. Wiele firm nie daje swoim pracownikom dość czasu na przygotowanie się do zmian. Jeżeli firma daje sobie dwa lata na przygotowanie do przeprowadzki, przejście może się odbyć niemal bezboleśnie.
Bardzo poważnie potraktowano też zdanie załogi – dzięki wczesnemu ogłoszeniu przeprowadzki udało się je też dogłębnie zbadać. Wśród pracowników przeprowadzono obszerną ankietę dotyczącą „wymarzonego miejsca pracy”. Niezwykle pomogło to w ustaleniu celów, w których realizacji miał pomagać nowy budynek – między innymi dzięki tej ankiecie zdecydowano o wybudowaniu zupełnie nowego obiektu, zamiast przenoszenia się do już istniejącego. Głównymi „zyskami”, jakie chcieli osiągnąć pracownicy dzięki przenosinom, były między innymi: oszczędność czasu, wizytówka firmy, poprawa wewnętrznej komunikacji, doskonałe warunki do pracy, przestrzeń, w której można przyjmować klientów i pokazywać im funkcjonalność produktów. Kolejne kluczowe pytanie brzmiało: „Jak sądzisz, co powinien zawierać design, tak by nasz budynek był doskonałym miejscem dla pracowników, klientów i dla środowiska?” Nie będziemy tu wymieniać licznych odpowiedzi. Wrażenie robi jednak fakt, jak wiele z zaproponowanych rozwiązań zostało wykorzystanych – stanowi to dowód na to, że pracownicy firmy mają nieraz dużo lepsze rozeznanie w potrzebach swojego biznesu (i, co zaskakujące, pomysłach projektowych) niż architekci.
Co ważne, nie poprzestano na przeprowadzeniu ankiety i przekazaniu jej wyników architektom. Postanowiono dużo szczegółowiej zbadać zdanie pracowników. Utworzono liczne grupy pracownicze, które miały za zadanie opracować pomysły mające na celu zaspokojenie ujawnionych przez ankietę potrzeb. Liderzy powyższych grup przez cały okres etapu projektowania współpracowali z architektami. Kiedy weźmiemy to pod uwagę, przestaje dziwić fakt, że budynek bardzo dobrze spełnia wymagane funkcje.
Współpraca na linii pracownicy–architekci nie skończyła się zresztą w momencie zatwierdzenia projektu do wykonania.

Niezwykłym efektem było też utrzymanie pełnego składu załogi, pomimo przenosin (zwolniła się z pracy jedna osoba) i względnie odległego miejsca nowej siedziby. Jak powiedział nam Steve Jackson: „W piątek wszyscy przyszli jeszcze do starego biura, a w poniedziałek stawili się już w nowym. Przez weekend przenieśliśmy wszystkie ich rzeczy, tak by już od samego rana w poniedziałek byli w pełni gotowi do podjęcia pracy, tam gdzie ją zostawili przed weekendem. Ponadto, by złagodzić efekty przejścia, każdy znalazł na swoim biurku zestaw materiałów o nowym budynku. Oddelegowaliśmy też osoby do udzielania odpowiedzi na wszelkie możliwe pytania.”
Jak wiedzą stali czytelnicy naszych artykułów o briefingu, udane przejście do nowego budynku nie zamknęło całości procesu. Należało jeszcze sprawdzić efekty przenosin. Trzy miesiące po przeprowadzce pracownicy podzielili się swoimi opiniami w ankiecie. Warto przyjrzeć się jej wynikom.


 Efekty zmiany – co daje briefing

W podsumowaniu nie będziemy się rozwodzić nad zaletami dobrze przeprowadzonego briefingu, nie będziemy też wracać do kluczowych jego elementów. Ujmując rzecz najprościej: dobrze przeprowadzony briefing to najpewniejszy sposób na otrzymanie budynku, który będzie idealnie spełniał potrzeby konkretnej firmy.
Wpływ dobrze zaprojektowanego biura na efektywność został już wielokrotnie dowiedziony, podobnie jak liczne korzyści z posiadania budynku, który może być wizytówką firmy. Przyjrzyjmy się jednak innym, mniej oczywistym korzyściom. Dwie ankiety przeprowadzone wśród pracowników firmy Herman Miller, jedna przed przeprowadzką, a druga po niej, dają nam unikatową szansę na przyjrzenie się tym często pomijanym zyskom z posiadania biura, którego pracownicy mogą być dumni.

- Rozumiem i czuję związek z historią firmy HM:
2005 – 52%
2006 – 61%

- W moim miejscu pracy jestem uprzedzany o nadchodzących zmianach:
2005 – 45%
2005 – 45%

- Moje środowisko pracy ma pozytywny wpływ na moją zawodową satysfakcję:
2005 – 58%
2006 – 64%

- Pracownicy w firmie Herman Miller są zachęcani do innowacyjności, wyszukiwania nowych, lepszych rozwiązań:
2005 – 65%
2006 – 71%

- W firmie Herman Miller pracownicy zachęcani są do uczestniczenia w podejmowaniu decyzji wpływających na ich pracę:
2005 – 61%
2006 – 71%

Rezultatem jest minimalna rotacja załogi. Z roku na rok w siedzibie firmy Herman Miller pozostaje średnio 97% zatrudnionych osób. A przecież większość organizacji wymienia utrzymywanie swoich najlepszych pracowników jako naczelny element niezbędny do osiągnięcia długotrwałego sukcesu w biznesie.